Ogni azienda non importa quanto grande ha un dipartimento di posta che gestisce la relativa corrispondenza quotidiana ed è responsabile di garantire la sicurezza e il preciso recapito di lettere e pacchetti. Tuttavia, è in realtà il reparto più trascurato in tutta l'azienda dove efficienza e accuratezza delle prestazioni è al suo minimo.
Ciò che la maggior parte delle aziende non riescono a capire è che è il luogo dove le lettere riservate e confidenziali e informazioni potrebbe facilmente ottenere persi o rubati. Spionaggio aziendale, perdita di dati e informazioni vitali porterebbe a milioni e anche miliardi di perdite per la società. Inoltre, documenti e pacchetti persi e danneggiati facilmente potrebbero influenzare le operazioni quotidiane che costano prestazioni complessive. Ecco perché, le società dovrebbero cominciare a investire e pensando di migliorare i servizi mailroom interni al fine di migliorare l'efficienza e le prestazioni delle operazioni di mailroom.
Un modo di migliorare il servizio di posta è l'installazione di un software di monitoraggio di mailroom. Usando questo software, le aziende possono aspettarsi aumento le prestazioni complessive e l'efficienza dell'operazione mailroom. Attraverso questo software mailroom può:
 · Migliorare e monitorare la circolazione dei documenti. Dispositivi possono essere associate a pacchetti contenenti importanti documenti e articoli per il trasporto. In questo modo possono monitorare e seguire il movimento dei pacchetti sulla sua strada e sviluppare un percorso più sicuro e più veloce.
 · Può anche risparmiare tempo e fornire un'elaborazione efficiente di documenti e pacchetto. Utilizzando il sistema di codice a barre o RFID tecnologia, mailrooms può facilmente ordinare tutti i pacchetti che sono etichettati. Semplicemente eseguire uno scanner sul codice a barre o leggere le informazioni sul tag RFID per sapere a quale pacchetto appartiene a quale reparto.
 · È redditizio e ottimizza il funzionamento di mailroom. Anche se la fase iniziale della creazione di software di monitoraggio è costosa, a lungo termine si rivelerà altamente redditizio. In primo luogo fuori, può minimizzare la perdita o il ritardo delle poste; attraverso il software che può facilmente rintracciare l'itinerario come dove è andato o si è persa. In secondo luogo, più velocemente di elaborazione può ridurre lo stress sul personale mailroom e renderlo più veloce per loro di inviare il pacchetto e fare altri lavori relativi compiti. Un migliore ambiente di lavoro crea un dipendente felice con conseguente ad una maggiore produttività.
Spesso trascurato e ignorato, mailroom servizio è uno dei lavori più stressanti e deprimenti in tutto il mondo. Questo si traduce per inefficienza e prestazioni di lavoro poveri che interessano le prestazioni complessive dell'azienda. Installando un sistema efficiente di mailroom, un'azienda può aspettare costo effettivo e il servizio migliorato mailroom.