Al fine di attuare strategie di gestione del documento, è necessario effettuare la transizione uno liscio. Studi professionali che si occupano di burotiche possono essere di grande aiuto. Una volta che li portano a bordo, prima esaminerà le esigenze. Fuori da questo, essi saranno in grado di sviluppare un certo numero di soluzioni. Infine, l'onere sarà su di voi per implementare le loro raccomandazioni. Si tratta di investire in attrezzature quali scanner e server. Essi si impegnano anche formazione per sensibilizzare il vostro personale su processi quali la scansione, archiviazione e recupero del documento. È inoltre necessario creare politiche per gestire il processo.
Identificare e determinare gli utenti: identificare quale unità utilizzare più documenti cartacei. Valutare l'intera organizzazione e identificare una o più unità le cui operazioni sono intensivi di carta. Nella maggior parte dei casi, le risorse umane, conti da pagare, aree di controllo e ricevimento di credito sono tali luoghi. Molti documenti passano attraverso queste aree. Avviando il processo di implementazione qui, si possono osservare le aree che bisogno di fine tuning prima di espandersi a tutta l'organizzazione. È anche possibile mappare queste aree per l'automazione del flusso di lavoro.
Determinare chi per concedere l'accesso a documenti scansionati. Alcuni documenti sono sensibili in natura. Che è l'essenza della gestione documentale. Non può permettersi di lasciarli all'aperto per tutti a leggere. Ciò richiede un piano su come proteggere tali documenti. Per esempio, la gente che fa la fatturazione non dovrebbero avere accesso al record personale in HR. Pertanto, con consultazioni, decidere che cosa vede. Si dovrebbe anche fare una decisione in merito se questi documenti sono accessibili in qualsiasi momento del giorno o della notte. È possibile limitare questo per ore di lavoro solo.
Mappa il tuo flusso di lavoro contro le risorse disponibili: mappa del flusso di lavoro della vostra azienda. Prendere una decisione sull'opportunità di centralizzare la scansione di documenti o non. Nel caso di una grande organizzazione con filiali in tutta la città o in altre regioni, determinare come accedono i documenti che li assisterà svolgere le loro funzioni quotidiane. Automazione del flusso di lavoro è un'altra area importante. Invece gli utenti di prendere decisioni su come instradare i documenti, creare regole e posto soffitti ad esempio utilizzando gli importi fattura.
Prendere in considerazione se si dispone di sufficiente personale per documentare il lavoro di scansione. Ricordate, che hanno il loro regolare funzioni quotidiane. Tuttavia, in situazioni dove hai una squadra completamente allungata, la cosa migliore è di esternalizzare il servizio. In alternativa, è possibile avere il fornitore di soluzioni di gestione documenti per creare un sistema ibrido.
Implementare: La squadra in outsourcing può iniziare con quei documenti nel back office, vale a dire, quelli nelle caselle documento e classificatori. Da parte loro, il vostro team analizza ciò che attualmente è in arrivo secondo le regole di automazione del flusso di lavoro. Dopo aver risolto tutti i problemi di cui sopra, si può ora entra in negoziati con un potenziale fornitore. Fornire loro un diagramma di flusso che dettagliano il vostro processo di business. Discutere il vostro carenze, se del caso e le misure per risolvere i loro. Moduli elettronici (E-Form) sono una parte essenziale di questo progetto. Sempre andare per una soluzione personalizzata non quello che sta usando l'azienda A o B.