Ho un grande filing cabinet e io odio il deposito. Ogni giorno, sono inondato con nuova posta, posta indesiderata, bollette, cartelle cliniche, brochure, manuali, scuola lavoro, investimenti. È il nome. Queste carte finiscono accatastati in pile sopra mio casellario. Io dico sempre "Domani, io sarò prendersi cura di questo." Sai come che va. Tomorrow never comes.
Essere un geek techy, ho deciso di vedere se potevo solo memorizzare tutti i miei documenti sul mio Mac. Spazio su disco è così ridicolmente basso costo che ha il potenziale per cambiare davvero il modo di che affrontare il mio tsunami di carta.
Ho provato un certo numero di possibili soluzioni. Piuttosto che annoiarvi con la mia prova ed errore, ho intenzione di darvi quello che è venuto con. Sentitevi liberi di adattare ciò che qui vi sto mostrando in base alle proprie esigenze.
Per cominciare, avete bisogno di un Mac. Beh, yo u non ha realmente bisogno un Mac ma questa guida tutto sta facendo questo con un Mac. Se avete un PC, Siamo spiacenti, hai bisogno di guardare altrove.
Sempre carta in Mac
Bene, così hai superato il primo test. Avete un Mac. Ora, è necessario ottenere la carta nel tuo Mac. Ci sono un paio di modi che si può fare questo.
Smartphone
Ho iniziato la sperimentazione con il mio archivio digitale utilizzando il mio iPhone. Vorrei prendere una foto di un documento e salvarlo sul mio Mac. Se sono solo giocando e hanno già un iPhone si può fare tutto quello che sto per mostrarvi. L'unico inconveniente è la scansione velocità e qualità.
All in one printer / Scanner piano
Ci sono una barca carica di tutto in uno scanner sul mercato. Di solito faranno un foglio alla volta su uno scanner piano. Il highend leggermente più quelli sarà double sided fogli e dispone di un alimentatore. Utilizzare una stampante Canon (TK) che funziona abbastanza bene e fa un lavoro ragionevolmente buono di scansione di documenti. Ancora una volta, il più grande svantaggio di questo è la velocità.
Un pieno sul documento Scanner
Questo è il Mac daddy se avete intenzione di andare senza carta. Questi scanner sono progettati per tagliare attraverso le pile di documenti come il burro. Ci sono poche sul mercato. Personalmente ho guardato di Neat Scanner e Fujitsu Scanner. Entrambi questi sarà rock il tuo mondo. Si può eseguire la scansione fino a pagine TK al secondo.
Per il mio archivio digitale, usare lo Scanner pulito.
Software
Per l'installazione più semplice, non è necessario investire molto nel software. Se si va con uno degli scanner che ho citato sopra, sono dotati di software per ottenere la carta nel tuo Mac. In aggiunta a quello software, per il deposito si deve un paio di cose.
Dropbox
Dropbox è una meraviglia. Se non lo avete ancora installato sul vostro Mac siete veramente perdendo. Dropbox crea una cartella sul vostro Mac. Quando si utilizza la cartella Dropbox il tuo file magicamente appaiono su qualsiasi altro dispositivo che avete collegato al tuo account Dropbox. È un modo fantastico per condividere file tra Mac, iPhone e iPad.
Altri Software opzionale
Questo software non è necessario, ma renderà la vita un po' più facile. Ti darò una breve descrizione di ciascun qui. Più tardi, quando stiamo parlando del flusso di lavoro noi possiamo scavare come utilizzare ciascuno di essi.
Hazel
Pensare di Hazel come vostro assistente. Guarda nocciola cartelle e prendere azioni sui file basati su regole. Lo uso per guardare i file con nomi di file specifici e automaticamente li file in posizioni appropriate nel mio archivio digitale.
TextExpander
Testo Expander è una utility che vi permetterà di creare scorciatoie da tastiera per duplicare le attività ripetitive. Ad esempio, se vi trovate digitando il tuo indirizzo un sacco, creare un frammento di testo Expander come addr poi, ogni volta che si digita addr, Expander testo lo sostituirà con il vostro indirizzo completo.
GoodReader
Se avete un iPad, Goodreader è un'impressionante utilità per visualizzare tutti i file PDF si sarà creare e memorizzare nel vostro Digital Filing Cabinet. È una di quelle applicazioni iPad coltello swiss army che letteralmente uso tutti i giorni.
Prep-lavoro
Prima Iniziamo deposito digitale, Let's get nostro sistema stabilito. Se non l'hai ancora fatto, installare Dropbox e creare un account Dropbox.
Creare una cartella denominata "1" scansioni nella vostra cartella Dropbox. Questo agirà come posta in arrivo. Usare il numero 1 nel titolo che sembra sempre nella parte superiore del mio elenco ordinato. Questo è particolarmente utile quando si utilizza questo sul vostro iPad e iPhone.
Creare una cartella "Documenti" in Dropbox. Questo è il tuo casellario. Una volta creata questa cartella, organizzarli in anyway you want. Qui è la struttura che uso. Registra File di cartelle personali (cioè, medico)
Sentitevi liberi di utilizzare qualsiasi struttura pensate che funziona meglio per voi. Non impazzire troppo con cartelle nidificate organizzate però. Perché? Ricordo bene, che questo è un sistema digitale. È possibile utilizzare Spotlight per cercare qualsiasi documento che si desidera.
Se si utilizza il pulito o Fujitsu Scanner, che il software viene fornito con il software recogniztion di ottica dei caratteri (OCR). Questo software converte l'immagine in testo effettivo che è indicizzato dal sistema. Così, piuttosto che preoccuparsi di dove è la vostra ultima bolletta del telefono, fuoco su Spotlight e digitare 2013 April Verizon e