Il peut venir comme un choc pour tous les drogués de courriel, mais il ya des moments où l'email n'est pas une forme de communication appropriée. Parfois, une situation exige une plus formelle, ou une approche plus personnelle.
Envoi email est sans effort - donc sans effort, en fait, que c'est un outil de communication souvent mal utilisés. Il existe toutefois certaines situations où cette forme de communication ne doit pas être utilisée. Il ne peut pas être le remplacement d'une lettre, une visite ou un appel téléphonique !
Ne pas utiliser si un message que vous essayez de transmettre est confidentiel. Il y a une bonne raison pourquoi le Président des États-Unis d'Amérique n'utilisez pas de Courriel : il n'est pas un moyen sécurisé de communication ! Si vous voulez quelque chose de confidentiel à rester comme ça, ne pas l'écrire dans un e-mail !
Email n'est jamais vraiment « privée » - même lorsque vous supprimez ce mail « sensible », que vous avez juste envoyé ou reçu, il y a probablement une copie de cet e-mail quelque part. Une fois que vous envoyez cet e-mail, vous pouvez l'obtenir jamais revenir !
Ne pas envoyer quoi que ce soit personnelle, sensible ou « opiniâtre » alors que vous êtes sur votre lieu de travail. Votre employeur est propriétaire de toutes vos communications par courriel de lieu de travail. Vos emails pourraient être surveillées et accessible, et vous pourriez vous-même obtenir facilement dans l'eau chaude.
Par courrier électronique à briser les mauvaises nouvelles est juste mauvaise forme. N'informent pas de décès ou de maladie grave par e-mail. Ne pas casser vers le haut avec quelqu'un par e-mail ! Email est un outil qui est trop impersonnel et vide d'émotions à cet effet. Certaines informations doivent être reçues en personne !
N'envoyez pas un email pour annuler à la dernière minute ! Faire un appel téléphonique et dire directement à la personne que vous êtes l'annulation d'un événement ou un arrangement. Si une information ne peut pas attendre, le courriel n'est pas un milieu approprié pour communiquer d'urgence.
L'email n'est pas un moyen approprié pour solliciter une réaction immédiate, ou pour communiquer des instructions compliquées. Vous devez vous assurer que toutes les parties concernées confirment leur compréhension de l'objet qui est urgente ou complexes et implique la négociation ou une forme similaire de communication interpersonnelle. Conversation face à face ou par téléphone est la seule façon d'éviter beaucoup d'inutile-et avant-arrière avec email - et d'éventuels malentendus.
Si l'email que vous écrivez vents jusqu'à plus d'une page écrite, abandonner : que le sujet est mieux à discuter en personne, ou par un appel téléphonique - n'envoyez pas cet e-mail !