DOSSIERS
Créez quatre dossiers portant les noms suivants :
ACT - suivi
La loi - en attente
AGIR - lire
ACT - Réservations
Ces dossiers sont pour des emails temporaires qui doivent être traitées avant que vous les transférez dans leurs dossiers permanents.
Maintenant, créez les dossiers permanents pour les types de courriel vous doivent obtenir ou recevoir régulièrement. Utilisez le nom de l'entreprise, lorsque cela est possible, pour faciliter l'identification. "Par exemple, eBay", « Rogers », « Ontario Hydro » et ainsi de suite. Remarque : Si vous achetez régulièrement les éléments d'une société particulière, créez un dossier permanent pour elle. Par exemple, « Wal-Mart ». Vous pouvez également créer un dossier « KEEP » general pour divers courriels.
STOCKAGE DES EMAILS
Lorsque vous stockez des emails dans un dossier, mettez en surbrillance l'e-mail, cliquez sur le bouton « Déplacer » et choisissez le dossier à déplacer l'e-mail dans.
TOUS LES JOURS
Chaque jour, effectuez les tâches suivantes pour garder votre email à jour :
1. Cliquez sur le dossier « Envoyés ». Ce sont des copies de courriels que vous avez envoyé à quelqu'un. Déplacer chacun d'eux dans le dossier qui se rapporte à ce projet ou de la question.
2. Cliquez sur le dossier « Courrier indésirable ». Vérifier chaque courriel pour s'assurer qu'il est vraiment le courrier indésirable. Si ce n'est pas le cas, mettez en surbrillance l'e-mail et cliquez sur le bouton « Pas indésirable ». Supprimez ensuite les restants de courrier indésirable.
3. Cliquez sur le dossier « Corbeille ». Répétez le processus que vous avez fait pour le dossier de courrier indésirable. Puis supprimer les courriels non désirés dans la corbeille.
4. Cliquez sur le dossier « Loi – suivi ». Voici les courriels qui nécessitent une action de votre part. Lorsque vous avez terminé la tâche, déplacer le message dans son dossier permanent.
5. Cliquez sur le dossier « Loi – en attente ». Voici les courriels qui sont en attente pour l'action. Par exemple, un email de confirmation de quelque chose que vous avez commandé en ligne et vous attendez de recevoir le produit. Une fois que vous avez reçu le produit, et la question n'est donc plus en suspens, déplacer l'email dans son dossier permanent.
6. Cliquez sur le dossier « ACT – lire ». Voici les mails que vous souhaitez lire plus attentivement. Par exemple, un tutoriel en ligne que vous prenez. Après avoir lu le courriel, déplacez-le dans son dossier permanent.
7. Cliquez sur le dossier « Loi – réserves ». Voici les courriels concernant les réservations effectuées, comme la location d'une voiture ou réserver une chambre dans un hôtel. Une fois que vous avez fini avec eux, déplacez-les vers leur dossier permanent.
UNE FOIS PAR MOIS
Une fois par mois, dire autour du premier jour du mois, passer par tous vos dossiers et supprimer les e-mails que vous n'aurez plus besoin. Cela permet de maintenir le volume de vos emails vers le bas. Il vous donne également la possibilité de rafraîchir votre mémoire sur certains projets, sur que vous travaillez.
RÉSUMÉ
Il ne prend que 15 minutes pour mettre en place un email dépôt système comme celui-ci, mais les avantages de faire ainsi peuvent durer plusieurs années. Il vous donnera un plus grand contrôle sur les activités de votre entreprise, une meilleure compréhension des choses que vous devez faire, un moyen pour trouver rapidement des courriels particulières et un sentiment de satisfaction de bien gérer votre courrier électronique.