Nous continuons notre examen détaillé des pratiques de tenue de dossiers adéquate en passant en revue les éléments supplémentaires concernant les diverses catégories nécessitant préservation et les pénalités pour la tenue de dossiers par négligence.
Formulaires I-9
L'Immigration Reform and Control Act (IRCA) interdit l'embauche d'étrangers en situation irrégulière. Les employeurs sont tenus de remplir un formulaire I-9, l'Immigration et emploi formulaire de naturalisation Service de vérification d'admissibilité. Elles doivent inclure des informations concernant l'identité et l'autorisation de travail de tous les employés. Non respect de ces exigences peut entraîner des sanctions civiles ou pénales même. Bien que non obligatoire selon la Loi, il est recommandé d'enregistrer des copies de corroborer les documents d'autorisation d'identification et de travail en plus des formulaires I-9.
Enregistrements doivent être enregistrés pour 3 ans après emploi et/ou un an après la cessation d'emploi, selon la plus tardive. Les dossiers devraient être stockés ensemble dans un fichier commun ou collectivement enregistrée électroniquement pour tous les employés plutôt que d'être placés dans les dossiers individuels.
Données avantages sociaux des employés
L'employé retraite revenu Security Act (ERISA) supervise la retraite et autres avantages sociaux. Employeurs doivent conserver des enregistrements des avis de Cobra, enregistrements, les données à l'appui dans les descriptions de plan sommaire (DOCUP), documents relatifs à l'admissibilité aux prestations en vertu de l'ERISA et des rapports annuels pour tous les régimes à prestations.
Enregistrements doivent généralement être enregistrés pendant six ans après la cessation d'emploi, bien que les dossiers relatifs à la détermination de l'admissibilité aux prestations doivent être conservés aussi longtemps que pertinents.
FMLA/CFRA
La FMLA (Family and Medical Leave Act) permet aux employés de droit à jusqu'à 12 semaines de congé sans solde dans un délai de 12 mois, en fonction de critères médicaux et familles particuliers. Documents généraux au sujet des demandes devraient être stockés dans les dossiers du personnel. Les détails des exigences médicales et les détails des demandes y compris diagnostic devraient figurer dans les dossiers médicaux ou de santé des employés.
Les documents pertinents doivent être conservés pendant une période de 4 ans, conformément à la FMLA, ADA et CFRA (Loi sur les droits de famille en Californie).
Dossiers de santé des employés
Dossiers de santé des employés comprennent toute la documentation de la toxicomanie et l'alcoolisme, tests, dossiers, les examens médicaux préalables à l'emploi, les emplois blessures ou les décès (formes OSHA 300, 300 et 301) et les dossiers médicaux spécifiques.
Résultats des examens médicaux sont confidentiels et doivent être stockés séparément des autres dossiers. Documents de tout examen médical requis par l'OSHA ou résultant de l'exposition à des substances toxiques ou dangereuses devrait être conservé pendant 30 ans après la cessation d'emploi. Dans le cas contraire, les dossiers de santé des employés doivent être enregistrés pour 5 ans.
Workers' Compensation
Chaque revendication d'accident du travail doit être enregistrée dans un fichier qui inclut le nom du travailleur, numéro de réclamation de l'administrateur de la réclamation, la date du dommage, une indication de savoir si la réclamation est une indemnité ou médical seule revendication, une certificat de consentement s'auto-assurer le cas échéant et une note s'il y a eu un déni.
Documentation concernant accidents doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date de la blessure ou de 1 an à compter de la dernière rémunération des heures a été remises à l'employé.
Qui doit conserver les dossiers ?
Tous les employeurs sont tenus de conserver des documents se rapportant au cycle de vie d'un employé et d'enregistrer les documents de conformité avec l'État et des règlements fédéraux. Néanmoins, certaines exceptions existent basé sur le nombre d'employés dans l'entreprise. Employeurs devraient vérifier avec leur service des ressources humaines pour plus de détails.
Amendes et pénalités
Violation des pratiques de tenue des documents requis peut entraîner des amendes allant jusqu'à 70 000 $, ainsi que des peines de prison qui varient selon l'infraction spécifique. Les phrases sont souvent "par l'incident," qui comprend généralement tous les incidents qui se produisent à chaque employé.
Résumé
Comprendre l'État et la législation du travail fédéral que les exigences en matière de tenue de dossiers en voiture est indispensable pour se conformer à eux. Tenue de registres compétent contribuera également à défendre les actions et décisions d'embauche et de faciliter la gestion efficace et efficiente des ressources humaines. Vous prévaloir des conseillers en ressources humaines pour l'orientation et observer smart documentation et tenue des documents pour une entreprise organisée et sécurisée.