Un des plus importants et peut-être le plus mal compris, de toutes les pratiques d'emploi est la documentation de l'employé. Nombreux État et les lois fédérales, y compris le Fair Labor Standards Act au titre VII de la Loi sur les droits civils, oblige les employeurs à conserver les enregistrements d'employé pour une période prévue de temps. En plus des documents officiels concernant des questions telles que le salaire heure information, documentation, concernant le rendement des employés, communication avec vos clients ou fournisseurs, les formulaires I-9 et la rémunération de l'employé est également cruciale, fournissant une preuve légale en cas de nécessité.
Beaucoup d'employeurs ne réalise pas l'importance de la documentation. Les événements qui ne sont pas documentés considérera non-événements, comme s'ils n'ont jamais eu lieu. Même les employeurs qui saisissent l'importance de la conservation des documents ne font pas toujours suffisamment d'efforts pour maintenir une documentation suffisante pour se défendre si le besoin se posent. Employeurs peuvent finir dans la Cour, affirmant avec passion qu'ils parlaient avec leur employé concernant un sujet particulier à plusieurs reprises, sans aucun élément de preuve pour appuyer leur demande. Un employeur sage s'engage à consacrer temps et efforts vers la documentation appropriée.
La valeur de la Documentation
Documentation présente des preuves concrètes des données, des faits et des actions en cas d'enquête, l'arbitrage ou contentieux, fournissant une protection pour les entreprises et les employés. Documentation offre une preuve que les décisions concernant le statut de l'employé reposaient uniquement sur le rendement au travail et autres questions connexes. À l'inverse, documentation protège les employés de fausses affirmations de supervision concernant l'échec de l'exécution.
Quelle est la Documentation ?
La documentation est la déclaration officielle des évaluations, des observations, des incidents et des faits de toute situation particulière ou de la communication. Elle peut inclure des bandes vidéo, enregistrements sonores et autres, bien que la forme la plus courante de la documentation est la parole écrite.
Documentation est généralement exempt signature de l'employé, sauf dans des cas spécifiques tels que sur réception d'un manuel, formation ou éventuellement un avertissement disciplinaire.
Quand le Document
Gestionnaires devraient prendre soin aux événements Records dans les plus brefs possible aussi faisable. Des études montrent que mémoire de la personne commence à s'estomper ou changer aussi rapidement que 15 minutes après qu'un événement apparaît. Documentation enregistrée rapidement est considérée comme plus crédible et fiable.
Éléments de la Documentation
Documentation devrait inclure la date à laquelle l'événement la date de rédaction de document et le nom et le titre des parties impliquées. Gestionnaires devraient enregistrer la violation a été témoin ou le type d'événement observé, y compris les photocopies d'une preuve et fournir les détails pertinents spécifiques.
Objectif et spécifiques
Dans l'enregistrement de documents, on doit essayer d'être très précis, tout en demeurant totalement objective, en prenant soin de s'en tenir aux faits. Les gestionnaires devraient éviter les exagérations et évitez de « opinions ». « Jake évité tout contact avec les yeux lors de la réunion » est une observation comportementale objective, alors que « Jake semblait être moi, tromper » serait considérée comme une opinion manque de preuve à l'appui.
Dans notre prochain post, nous permettra de clarifier les situations et les incidents nécessitent documentation et repérer les erreurs de documentation communes vaut éviter.