La plupart des entreprises, organisations et personnes qui prennent soin des informations importantes doivent d'avoir un bon système de gestion. De cette façon, ils peuvent sécuriser, fichier, partagez et récupérer des informations vitales. Mais que signifie la gestion de documents ?
C'est un système organisé qui traite, stocke ou récupère les documents et les renseignements contenus à l'intérieur. Dans le cas des copies papier ou documents papier, le processus est également connu comme garniture.
L'idée de la gestion documentaire est une version moderne des techniques qui incluent la production électronique, la récupération ou l'entreposage de fichiers et documents importants. De cette façon, une certaine sécurité est fournie pour ces fichiers. Mais la gestion de documents n'implique pas seulement les documents papier ou fichiers analysés. Il comprend également des courriels, des fichiers vidéo ou audio, rapports, télécopies, graphiques, polices ou autre type d'images.
Le logiciel traitant de gestion des documents a été initialement conçu pour réduire la consommation de papier dans les bureaux. Lors de la réalisation que ce modèle a été difficile de perfectionner, les versions plus récentes incluaient gestion des fichiers électroniques et papier. Parce que chaque organisation a ses propres besoins, les systèmes de gestion ont été créés pour gérer certains aspects de la gestion ou le tri des informations.
Prenons par exemple le secteur bancaire. Les banques n'ont plus à envoyer les chèques annulés ainsi que des relevés bancaires, ils peuvent faire des copies numériques de la vérification, et en cas de besoin, ils les imprimer. Bien sûr, la Banque permet aussi de conserver une copie pour les enregistrements. Contrôles réels peuvent être maintenus dans un endroit privé ou détruits selon les besoins et les désirs de la Banque.
Un autre exemple sont les agences de publicité. Au lieu d'utiliser l'espace premium pour des présentations ou des tables de montage séquentiel, ils les transforment en données numériques. Même la campagne publicitaire plus complexe peut être mises dans un couple de fichiers et dossiers, conservée sur l'ordinateur et consultée ou imprimée chaque fois que nécessaire.
Gestion de documents peut vraiment faire de la vie d'une charge beaucoup plus facile. Les employeurs ont la possibilité de travailler plus facilement avec l'aide d'un système qui classifie et stocke l'information tout en la rendant accessible à tout moment. Avec la gestion de documents, vous pouvez enregistrer des temps, espace et argent. Sans compter qu'elle aussi réduit le stress sur le lieu de travail et augmente l'efficacité.
Open Source pour des besoins particuliers
Logiciel open source se réfère à des programmes informatiques qui n'incluent pas un code source protégée. Cela offre aux utilisateurs la possibilité de voir la façon dont un programme est créé et modifiez le code afin de répondre à leurs besoins personnels. Ce type de logiciel est une bonne alternative aux logiciels propriétaires. Dans ce dernier cas, le code source est souvent protégé, empêchant les modifications indésirables et rétro-ingénierie.
Un système de gestion de documents en termes de source ouverte comprend également des systèmes de gestion de contenu. Cette fonctionnalité est une excellente ressource en cas de stockage de données dans n'importe quelle entreprise qui l'utilise. Une entreprise utilise un CMS afin d'activer l'accès distant et fournir les informations d'un endroit à l'autre. Mais il peut aussi aider la gestion compétitive pour les documents dans une variété de façons.