Un groupe de Contact ou une liste de Distribution dans Outlook vous offre un moyen rapide pour adresser un e-mail à un groupe de personnes. Le nom traditionnel de ceci est la liste de Distribution, mais Microsoft a changé pour le groupe de Contact pour la version 2010 de Microsoft Outlook.
Si vous envoyez régulièrement du même groupe de personnes (département au travail, association qu'auxquels vous appartenez, membres de la famille etc.), vous avez probablement rencontré le processus d'ajout d'une longue liste de destinataires dans To, CC abrutissant ou lignes BCC chaque fois que vous souhaitez envoyer un email de groupe. La facilité d'y attacher un destinataire qui contient les noms de tout le monde que vous souhaitez inclure dans l'envoi de l'image. Bienvenue au groupes de Contact.
Outlook 2010 ou 2013
1. Créez le groupe de Contact et de lui donner un nom
un) cliquez sur le bouton Contacts dans la section gauche du bas de l'écran pour aller vers le module de Contact
b) sur le ruban Accueil dans le nouveau groupe, cliquez sur nouveau groupe de Contact
c) saisissez un nom pour votre groupe
2. Ajouter des membres
un) cliquez sur le bouton Ajouter des membres du groupe de membres sur le ruban du groupe de Contact
b) les membres peuvent être dans vos contacts, ou un nouveau contact. En cliquant sur des Contacts d'Outlook ou de carnet d'adresses vous emmènera au carnet d'adresses où vous pouvez trouver des membres et ajoutez-les simplement comme vous le feriez si vous étaient adressez un email. Si vous cliquez sur nouveau Contact de messagerie, vous verrez une boîte de dialogue qui vous permet d'ajouter un nom et email. Il y a également une option qui ajoute la nouvelle personne à vos contacts.
c) dans le groupe de membres, vous pourrez également voir un bouton que vous pouvez utiliser pour supprimer des membres. Le bouton supprimer le fera aussi.
3. Enregistrez et fermez
un) ruban sur le groupe de Contact, dans le groupe Actions, vous trouverez la Save et le bouton fermer. Vous pouvez également utiliser le Alt + S frappe.
Outlook 2007
Le processus est très similaire si vous travaillez dans Outlook 2007, bien que vous recherchez maintenant la liste de Distribution plutôt que le groupe de Contact.
1. Créez le groupe de Contact et de lui donner un nom
un) cliquez sur la flèche déroulante à droite du bouton "Nouveau" dans votre barre d'outils
b) choisissez la liste de Distribution dans le menu
c) saisissez un nom pour votre groupe
2. Ajouter des membres
un) cliquez sur le bouton Sélectionner les membres du groupe de membres sur le ruban de la liste de Distribution
b) Regardez dans votre carnet d'adresses pour trouver des personnes que vous souhaitez ajouter à la liste. Double-cliquez sur chaque personne à ajouter au bas de la boîte à côté de l'étiquette membres. Cliquez sur OK.
c) si vous souhaitez ajouter une personne qui n'est pas dans votre carnet d'adresses, cliquez sur Ajouter nouveau. Cela vous permettra d'ajouter un nom et email et également choisir de les ajouter à vos contacts.
3. Enregistrez et fermez
un) sur le ruban de la liste de Distribution, dans le groupe Actions, vous y trouverez la Save et le bouton fermer. Vous pouvez également utiliser le Alt + S frappe.
Si vous regardez dans vos contacts, vous trouverez un contact avec le nom de votre groupe de Contact ou une liste de Distribution. Double-cliquer dessus si vous avez besoin de l'ouvrir pour ajouter ou supprimer des membres. Vous saurez que c'est un groupe de Contact, et non un contact régulier, car il sera en gras et n'aura pas d'autres informations en annexe.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer un courriel au groupe, répondre à l'email la façon dont vous le feriez pour n'importe quel autre email tel que le nom de groupe est stocké avec tous vos contacts.
Epargnez-vous la peine de manuellement ajouter des destinataires à un email de groupe, ou essayer de trouver un email existant que vous pouvez « répondre à tous » à même si votre message n'a rien à voir avec le vieux sujet de courriel. N'oubliez pas de travailler intelligemment, pas fort.