« Unique version de la vérité » est une phrase entendue plus en elle, et son importance est reconnue plus en plus dans d'autres départements en affaires.
Cela signifie organiser et maintenir une seule source pour tout élément particulier d'information, afin que l'employé A il n'est pas trouver d'un lieu et B de l'employé d'un autre - parce qu'il ya des chances qu'ils ne se marient.
Il y a peu de possibilité de parvenir à une « version unique de la vérité » avec les documents papier et des données et des informations réparties sur les départements et les emplacements, mais même avec les documents électroniques défis existent.
Pensez au nombre de systèmes au sein d'une organisation, la prolifération des silos de données et tous ces documents - plusieurs contenant des données similaires, mais pas nécessairement la même version de l'information.
Ajouter dans les nombreux travailleurs - la prise de copies de ces documents, créer leurs propres versions, mise à jour et modifier les données, saisie manuellement les données vers d'autres formats (à partir de rapport Word à la feuille de calcul, par exemple) - et qui y a beaucoup de différents documents disant essentiellement (mais pas exactement) la même chose. Comment pouvez-vous savoir quelle version est « la vérité » ?
Et c'est sans risque pour l'intégrité des données découlant de la mauvaise saisie des erreurs lors de la transposition d'un document à un document, un système à.
Une plateforme de gestion de contenu ou de gestion document crée ce une source d'information, stocker dans un emplacement central, l'un et seulement un exemplaire de chaque document et fournissant un accès instantané à n'importe quel document particulier 24/7 à partir de n'importe où dans l'entreprise - indépendamment de département ou du pays.
L'accès universel, régi par des règles d'autorisation configurée, est essentiel au maintien de cette « version unique de la vérité ». Il est inutile d'avoir un dépôt central pour les données, à moins que ceux qui ont besoin de données puissent y accéder - envoyez une copie d'une feuille de calcul et il est plus à jour, un collègue peut-être mise à jour de l'original même si le bouton « Envoyer » est frappé.
Pièces justificatives sont rassemblées au même endroit, et la mise en œuvre de flux de travail permettra d'éliminer les risques d'erreurs de frappe mal et de la transposition. Information entrée qu'une seule fois et envoyée aux différents systèmes. Pistes d'audit fournissent un historique entièrement ce qui est arrivé à un document, enregistrer les modifications apportées et la transformation subie, par qui et quand.
De plus des solutions conçues pour s'intégrer à la ligne du client des applications d'entreprise, les systèmes ERP, HR ou CRM, autoriser les documents à récupérer du soit l'environnement, et qui signifie qu'un membre de l'équipe dans les comptes créditeurs, par exemple, cherche aux mêmes informations qu'un collègue dans l'entrepôt.
Le ministère de la défense (MoD) a récemment annoncé le lancement d'une nouvelle stratégie des TIC, en se concentrant sur la création d'un environnement unique d'information dédié au numérique et aux besoins de l'utilisateur final.
Leur rapport poursuit en disant : la défense est une entreprise massive, diversifiée et complexe dans et à travers lequel nous devons échanger des informations et partager des connaissances de façon dynamique et parfois imprévisibles ; Cela exige que nous créons et soutenir un environnement d'Information unique.
Toutes les organisations n'avez pas besoin de « échanger des informations et partager des connaissances de façon dynamique et parfois imprévisible » ?
Ce qui suit peut ou peut ne pas être une citation de Bouddha Gautama (en fonction de qui vous lire),
Il y a seulement deux erreurs, on peut faire le long de la route à la vérité ; pas aller jusqu'au bout et ne démarre ne pas.
Mais il semble pertinent, celui qui l'a dit.