Quiconque a été impliqué dans le processus d'e-Discovery pour un cas comprend qu'il peut être compliqué, chronophage et nécessitent l'intervention de plusieurs personnes des équipes interfonctionnelles. Un manque de collaboration entre les différentes équipes peut entraîner de graves conséquences, plus de temps et de coût, la duplication des efforts et potentiellement ne pas communiquer des observations critiques.
Il y a encore quelques années la plupart des documents existent sous forme de papier et le processus de découverte impliquerait de passer par ce document, ainsi que la demande de supplément, d'examiner les données électroniques disponibles. Pendant que le monde a évolué, de plus en plus les documents sont stockés électroniquement et découverte typiquement commence maintenant en regardant les informations stockées électroniquement.
Collaboration joue un rôle important dans le processus d'e-Discovery. Une fois la source d'information a été identifiée, les étapes suivantes impliquent collecte les résultats et en les rendant présentable, facile à comprendre et spécifiques à la tâche. Ceci exige l'analyse, de traitement et d'examen permanent et est aussi la plus coûteuse étape du flux de travail e-Discovery. Selon la source de l'information, le coût du processus d'examen peut être jusqu'à 80 % du coût total d'eDiscovery.
Il sont de nouvelles technologies qui peuvent aider à limiter ces coûts et de simplifier l'étape de l'examen :
Une vaste recherche de texte intégral
Dans une recherche de texte intégral, le moteur de recherche examine tous les mots dans tous les documents stockés comme il essaie de faire correspondre les critères de recherche ou de mots fournies par chaque utilisateur. Recherche Navigation guidée en texte intégral permet aux utilisateurs de parcourir/filtre activement de la collection de recherche de métadonnées et les catégories qui ont été extraites de l'index. Mot clé hits peuvent ensuite être passées à un client de visionneuse de document, permettant à l'équipe d'identifier rapidement le contexte du match, augmentant encore l'efficacité du processus d'inclusion et d'exclusion de fichiers.
Affichage avec accessibilité distante de document
Une visionneuse de documents unifiée peut simplifier le processus d'examen d'eDiscovery, permettant aux utilisateurs de visualiser des documents directement dans le navigateur sans avoir à installer aucun logiciel supplémentaire ou des contrôles ActiveX sur l'ordinateur client. Un cas typique de juridique peut impliquer plusieurs types de documents à examiner au cours du processus d'examen, qui exigerait l'utilisation de plusieurs visualiseurs pour différents formats de fichiers. Une stratégie rentable pour les sociétés ayant un système Enterprise Content Management (ECM) consiste à sélectionner une visionneuse multitâche qui peut servir comme un outil d'accès quotidien de document pour le personnel. Le spectateur même ensuite utilisable comme une visionneuse indigène lors d'efforts eDiscovery. Un afficheur client léger ou zéro visionneuse de documents empreinte HTML5 permet un accès distant, mobile par toute personne participant au projet, telles que le sida distant de juridique.
Annotations, les suppléments et les Redactions
Les annotations sont cruciale pour le processus d'e-Discovery. Une visionneuse typique devrait permettre les annotations telles que la coloration syntaxique, codage couleur et des notes de texte pour être créés et affichés avec des documents stockés non seulement dans les formats TIFF, JPEG ou PDF, mais aussi dans des formats natifs établissements tels que les fichiers MS Office ou par courriel. Une version originale du document est conservée, tandis que les versions annotées peuvent être mis à jour et partagées dans l'ensemble du processus d'e-Discovery. Un module de rédaction permet expurgations à « brûler dans » aux documents, efficacement enlever le texte confidentiel sous-jacent et produire un document PDF dans le cas contraire indexé et consultable. Une interface visuelle intuitive permet à un utilisateur de sélectionner du texte ou de définir une région d'un document à être en permanence expurgée du document. Un système d'annotation forte permet de façon automatisée d'expurger des régions de contenu basés sur la localisation, résultats de recherche ou d'autres règles.
Gestion des droits numériques
Gestion des droits numériques (DRM) permet aux autorisations du document devant être affecté au niveau utilisateur. Intégrer cette procédure dans le Regarde un moteur simplifie le processus d'autoriser et d'interdire l'impression, enregistrement, annotation et rédaction basée sur les besoins de chaque utilisateur, sans modifier l'originale version juridique du document. En ajoutant un contrôle Digital Rights Management sur le document, vous pouvez afficher le document en lecture seule et contrôler, impression, navigation, pan contrôle et l'enregistrement au sein d'un groupe de travail, dans plusieurs services, ou avec des partenaires et fournisseurs à l'extérieur du pare-feu.
Conclusion
Le processus d'examen repose sur le flux de travail de révision et le protocole mis en place par l'avocat. Cependant, l'utilisation de ces technologies émergentes peut aider le processus de litige électronique moderne, économiser de l'argent et aider à activer Google analytics en ligne, traitement et d'accélérer la collaboration sur les données.