Connexion via vidéoconférence en ligne a permis d'échanger avec des personnes dans le monde à tout moment. Mais juste parce que c'est possible ne signifie pas toujours qu'il est efficace. Vidéoconférence en ligne peut être tout aussi inefficace et improductifs comme Conférence régulière. Il est important de s'assurer que vous prenez des précautions adéquates et des mesures pour rendre toutes les vidéo conférences aussi efficace que possible. Voici quelques-unes des plus grandes choses que vous devez faire.
Tester tous les micros et les caméras à l'avance
Difficultés techniques peuvent ralentir toute réunion. Prenez le temps de tester tous les microphones et caméras, avant la réunion. Environ deux heures avant la réunion, envoyez un message à tous ceux qui prévoit de participer. Demandez-leur de veiller à ce que tout leur matériel est à jour et de travail. De cette façon vous ne sauverait le risque de glissement du temps précieux que quelques membres luttent pour obtenir leur microphone en état de marche et de mettre leur casque d'écoute.
Que tout le monde Arrive cinq Minutes à l'avance
Que ce soit une conférence axée sur le nuage ou une conférence en personne, la vie se passe, et il peut rendre les gens vers la fin. En règle générale, demander que tout le monde qui vient pour la Conférence au moins cinq minutes au début. De cette façon, si quelque chose se passe, ou le membre est arrêté, cette fenêtre de cinq minutes leur permet la chance de mettre la. Dans le cas contraire, vous savez que quelqu'un va être un peu tard, et ajoutant de nouvelles personnes à l'appel de conférence vidéo peut être problématique.
Si vous trouvez qu'il est difficile de convaincre les gens d'arriver cinq minutes plus tôt, construire cinq minutes supplémentaires dans le temps de la séance. Personnes apparaissent toujours tard, mais vous pouvez retarder à partir de la réunion pour bien cinq minutes ou plus. Il est préférable de ne pas dire les participants que vous ne démarrez la séance pendant cinq minutes, car alors ils vont compter sur avoir ce temps supplémentaire.
Fournir des Notes de réunion à l'avance
La meilleure façon de faire un appel de conférence vidéo, plus efficace et plus efficace est de s'assurer que tout le monde a notes de réunion à l'avance. Les notes de réunion doivent détailler ce que vous prévoyez couvrir à la réunion ainsi que les problèmes potentiels afin de discuter et de demandes de renseignements. Plus tôt, vous pouvez obtenir ces notes sorti, le mieux. De cette façon les membres de la réunion peuvent préparer à l'avance pour la réunion, et ils peuvent être en mesure de fournir un contenu encore plus précieux. Il peut aussi aider Conférence membres suivre ce que vous discutez et restez sur la bonne voie si ils doivent quitter pour une raison quelconque.
Si vous exécutez la réunion dans le cadre d'une entreprise ou en tant que représentant du propriétaire de l'entreprise, assurez-vous d'exécuter toutes les notes de réunion par le propriétaire ou votre supérieur avant de les envoyer. Évitez d'inclure des informations confidentielles ou sensibles. Aussi n'oubliez pas que, dans la plupart des États, notes de réunion peut compter comme documents officiels à des fins juridiques. Cela signifie que vous devez enregistrer eux comme une preuve que votre entreprise a été conforme avec les formalités d'entreprise d'État nécessaires.