Associations accueillir régulièrement pour leurs membres. Ils jouent un rôle vital dans l'objectif à long terme de fournir de haute qualité, des services utiles à vos membres et peuvent être un élément clé de l'acquisition et la rétention des plans de marketing. Les événements peuvent varier selon leur industrie et de l'association, mais beaucoup d'événements communs comprennent des occasions telles que :
Formation &
Examens
Groupes de réseautage
Assemblées générales annuelles
Séminaires
Réunions de gestion
Conférences
Galas
Événements comme celui-ci sont essentiels dans le cadre de votre offre d'abonnement. Ils aident à maintenir une relation entre votre organisation et les membres, ainsi qu'entre les membres eux-mêmes. En ce qui concerne les événements comme la formation et les examens, ils fournissent aussi une part essentielle de la valeur ajoutée services que fournit votre association.
Associations hébergent aussi souvent des galas et conférences annuelles. Ceux-ci peuvent être énormes occasions, avec tous vos membres présents et peuvent inclure la gestion des exposants, commanditaires, conférenciers et activités en soirée. Conférences peuvent être l'épine dorsale de votre adhésion offrant, et comme tel, vous aurez très probablement une équipe distincte pour gérer ceux-ci.
Nombreuses solutions de logiciel d'adhésion offrent des fonctionnalités de gestion d'événements, mais beaucoup d'entre elles ne distinguent pas entre le réseaux plus petit et des activités de formation et conférences annuelles de l'énormes complexes.
Il est essentiel que tout fournisseur de solution d'appartenances non seulement comprend la différence entre ces manifestations de moindre envergure et de la Conférence annuelle et gala, mais séparément les soutient dans leur solution. Les besoins et exigences de chaque équipe sont très différents et ainsi chacun doit accueillir la solution qui les supporte.
Équipes de la Conférence ont souvent les tâches suivantes que l'équipe d'événements généraux ne sera pas :
Invitation et enregistrement gestion : envoi des invitations à des membres ciblés et de veiller à ce qu'ils peuvent s'inscrire en ligne en toute simplicité
Gestion d'hébergement et en voyage : en vous assurant peut offrir délégués hébergement et voyage si nécessaire - assurer vous ne surréserver et vous savez qui est sur quel transport, quand ils arrivent et où ils sont logés
Gestion du microsite : beaucoup d'événements récurrents auront un microsite dédié, dans laquelle les gestionnaires d'événements peuvent ajouter toutes les informations de l'événement concerné. Cela doit être facile à utiliser et rapide à mettre à jour
Gestion de l'orateur : obtenir tous les détails des haut-parleurs peut être difficile - de gestionnaires d'événements doivent gérer leurs biographies, résumés de présentation, agendas, etc.
Gestion de commandites : promouvoir les possibilités de commandite et prenant le paiement pour ces machines à sous
Gestion de flux : nombreux cours d'eau différents, il est vital que les délégués peuvent sélectionner facilement les ateliers et les présentations qui sont pertinentes pour eux
Gestion de la salle : s'assurer que vous ne réservez pas deux présentations à la fois dans la même pièce ! Assurez-vous de qu'avoir tout l'équipement nécessaire pour chaque atelier, le haut-parleur et la présentation
Gestion de restauration : gestion du processus de restauration des requêtes, restauration logistique de commande ainsi que tous les
Gestion de la table : vendre et réserver des tables en masse et permettre aux délégués de télécharger leurs propres Détails du qui est assis où
Rapporter un événement : les rapports sont l'épine dorsale des événements - exécuter le délégué détails, hébergement rapports, rapports traiteurs, profits et pertes et plus
Votre logiciel d'adhésion doit répondre à la grande conférence et gestion de gala et les traiter comme une entité distincte des formation, de réseautage et d'autres événements que votre association peut exécuter. Recherchez une solution de composition qui peut vous offrir un tel module de gestion complet de conférences.