Vous avez une liste d'ingrédients qui constituent votre idée du système de stockage document parfait ?
Et avant d'aller plus loin, je veux dire pas de types particuliers de système et demander comment - dans un monde idéal - vous organiser, stocker et accéder aux documents qui animent votre entreprise ?
Gens que nous parlent de mettre systématiquement vouloir éliminer le papier d'un processus axés sur le document comme une priorité absolue lorsque vous cherchez une solution de stockage de document. Automatiser le traitement sera bien sûr le faire - mais l'automatisation n'est pas seulement à propos de la suppression physique de papier.
Automatisation signifie également de rationaliser le traitement - et ce faisant TIC TAC bon nombre des autres boîtes sur une liste de souhaits de solution de stockage parfaite.
Tout d'abord, les entreprises disent, le processus de stockage doit être simple, rapide et facile à utiliser - ils veulent se débarrasser de ceux débordant de plateaux de « dépôt », les résultats du personnel horaire cet emploi haï séculaire pour « demain ».
Il est impératif, aussi, que la procédure pour trouver et récupérer tout document particulier est non seulement simple, mais aussi rapide - instantané de préférence.
Il doit être possible d'accéder à tous les documents dans un système avec la même facilité - et cela signifie y compris celles archivées (et sans avoir à grimper partout le pensionné-hors chaises et radiateurs soufflants antique se retira dans la pièce de rangement sous-sol ou avoir à se déplacer hors du site de la facilité de l'archive spécialement commandée).
Les organisations sont très portées sur la possibilité d'allouer des pieds carrés précieux pour leur bien le plus précieux - leur personnel (et sans lourdeur classeurs) - et sont également extrêmement concernées réduire les coûts de stockage.
Toute solution de stockage doit évidemment être légalement conforme - et tout le monde commente comment ils veulent jamais avoir les tracas de perdre un document à nouveau.
Ce que les gens ne veulent, c'est de devoir garder un document physiquement en vue dans leur bannette comme un rappel que le traitement est nécessaire à une date ultérieure. Leur idéal est pour ce document être rangé et averti lorsque l'action n'est requise en toute sécurité. De même, ils ne veulent pas avoir à main-écriture instructions et trimballer un fichier lourd le long à la personne suivante dans la chaîne pour traitement.
Et bien sûr la sécurité est d'une importance primordiale - non seulement en s'assurant que les documents sont sûrs de dangers physiques comme les incendies et inondations, mais aussi en assurant que l'accès est réservé uniquement aux utilisateurs autorisés.
Automatisation des moyens munies de documents de façon centralisée, mais rendant accessible depuis n'importe où dans l'entreprise - à la personne assis au bureau suivant, dans la chambre voisine ou de fonctionnement d'un bureau un continent loin - et disponible 24/7.
Les documents peuvent aussi être capturées depuis n'importe où dans l'entreprise. Celles qui sont en format électronique sont capturées automatiquement et les documents papier peuvent être numérisés et technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) utilisé pour extraire les données essentielles pour le traitement ultérieur.
Plusieurs niveaux d'autorisation peuvent être définies et un système d'alertes mis en place pour informer lorsqu'une action est requise. Un document peut également être récupéré de différentes façons - par l'intermédiaire de nombre/facture numéro/clientèle par exemple.
Un système n'est pas seulement plus efficace, toutefois, adoption réduit également les coûts - stockage, de papeterie et de traitement. En outre, à l'aide de workflow pour automatiser certaines du traitement manuel libère du personnel de se concentrer sur le plus de travail stratégique.
Et simple, rapide et facile à utiliser ? Crois pas nos clients.
Oh - mais une solution de gestion de document ne fera pas le thé.