« Un certain nombre d'entreprises d'aujourd'hui est maintenant sans papier par défaut au moment de création de compte, et certains peuvent même exiger un paiement pour des versions imprimées des comptes et des déclarations ».
Il s'agissait d'un commentaire dans un article publié par Document médias la semaine dernière révélant que le passage aux transactions sans papier est certainement en croissance. Suite à un projet de recherche de cinq mois que document Media prédit que d'ici 2017 8,6 milliards de factures et déclarations envoyées aux consommateurs aux Etats-Unis sera sans papier - c'est plus de double le chiffre de 4,2 milliards de 2012 et qui représentent 35 pour cent des factures et déclarations envoyées.
Plus consommateurs PayStream conseillers opter sans papier Electronique récemment pointé à près de 66 % des consommateurs de payer vos factures en ligne en 2011 - hausse de 2 % sur les numéros faisant en 2010.
Selon le National Automated Clearing House Association aux États-Unis l'homme trois raisons de choisir d'aller sans papier quand reçoit et payer les factures sont :
Pour faciliter l'accès (ils disent en ligne est relativement facile comparée à grappiller par tiroirs)
Pour réduire l'encombrement
Et d'être bon et « verts ».
Et amélioration de l'efficacité, de réduire la montagne de papier et d'aider adresse les enjeux environnementaux sont parmi les entreprises de priorités donnent pour l'automatisation des processus axés sur le document.
Néanmoins, il reste un fait qu'une grande partie de la communication dans le monde des affaires est toujours reçue en format papier - nous a récemment commenté que ce chiffre est de 73 pour cent des documents reçus, avec 62 % à venir par la poste et 11 % qui arrivent comme des télécopies.
Une des principales raisons invoquées pour s'accrocher à cette utilisation de papier est tradition - papier a été autour depuis longtemps. Le mot « papier » lui-même vient de grecs de l'antiquité qui ont utilisé papyros fabriqués à partir de la plante de papyrus pour l'écriture et papier comme nous le savons qu'il fut inventé par les chinois au 2ème siècle avant JC. Initialement fabriqués à la main, la production de papier progressivement étendue au reste du monde et son utilisation prend un véritable essor lorsque le savoir de l'eau activée production mécanisée dans le 1400 s.
Il n'est donc pas surprenant que le papier continue d'être utilisé en quantité. Mais cette accrochés à l'habitude a son inconvénient pour les entreprises, pas moins parce que la transformation de la salle du courrier traditionnel est lente, inefficace et coûteuse.
Déplacement vers une salle du courrier numérique va non seulement améliorer sur la rapidité et l'efficacité, mais aussi économiser sur le coût.
Une salle du courrier numérique capture essentiellement sous forme électronique tous les documents entrant dans une organisation, avec des formats de papier scannés et les achemine automatiquement à la solution appropriée de personne, ministère ou backend, ERP, CRM, ECM ou flux de travail.
Classement intelligent technologie permet les documents reçus à qualifier - par exemple, comme la correspondance, factures, contrats et commandes client. Après classification, logiciel de reconnaissance puissant identifie les données essentielles, qui réduit considérablement la nécessité à clé en informations. Le document est ensuite transmis pour traitement ultérieur - au ministère pertinent/particulier, à des tiers pour plus d'informations et augmenté le cas échéant - conformément aux règles commerciales de l'organisation.
Les coûts de traitement sont considérablement réduites par éliminant le besoin de manipuler physiquement les documents une fois scannés, et le processus entier onward est devenue beaucoup plus efficace avec les documents disponibles en ligne.
AIIM (Association for Information and Image Management) disent que leurs enquêtes soulignent constamment les avantages clés d'un digital mailroom d'inclure le service à la clientèle amélioré, que les documents reçus sont immédiatement disponibles et qui en résulte dans un démarrage beaucoup plus rapide pour les processus d'affaires et un temps de réponse de requête plus rapide et plus efficace.
AIIM a également constaté que le ROI (retour sur investissement) pour l'automatisation de la salle du courrier a été généralement 12 mois 46 pour cent des organisations et à 18 mois et 64 %.