Petite question pour vous... Vous utilisez Microsoft Outlook à son plein potentiel dans votre entreprise ? La réponse est probablement pas ! Eh bien ici sont un couple de choses simples, vous pouvez implémenter tout de suite pour un peu plus organisé à l'aide d'un programme qui se trouve sur votre bureau déjà. Qui est à moins d'être un rebelle complet et partit avec un Mac.
Top 3 des fonctionnalités dans Microsoft Outlook que j'utilise !
1. Dossiers
J'aime les dossiers dans Outlook pour organiser par thèmes. J'ai un pour mes entraîneurs, un pour les clients, substance personnelle, voyage, etc.. Voici pourquoi j'ai comme ça, dans l'ancien temps, vous aviez besoin d'un dossier pour tout et que j'ai assez encombrant. Le niveau d'organisation à l'intérieur d'un roches juste carrément de dossier de Windows ! Par exemple, dans le dossier de mon client je peux cliquer sur ce dossier et organiser la vue que je regarde par nom de client (de), par sujet, date reçue, etc.. Mon truc c'est que j'ai s'effondrer toutes les sous catégories, donc je peux faire défiler rapidement à trouver la personne que je suis à la recherche de. C'est comme avoir des dossiers à l'intérieur des dossiers sans tout le gâchis.
2. Les tâches
C'est de loin le joyau caché à l'intérieur d'Outlook. Si vous n'utilisez pas n'importe quoi d'autre, utilisez-le ! Je l'ai même configuration selon moi quand j'ouvre outlook que je puisse voir ce que les tâches doivent se fait aujourd'hui et ce que j'ai venue jusqu'à demain. J'utilise ceci pour tout ce qui n'est pas un rendez-vous. Qui comprend des projets, suivis, blogue, etc.. Vous pouvez le configurer pour vous rappeler ou tout simplement apparaître dans votre vue. Une chose que j'aime aussi sur cette fonctionnalité est la possibilité d'ajouter une catégorie à chaque tâche. Les catégories sont ceux 4 peu de couleur au carré dans votre volet Office que la plupart des gens n'ont aucune idée sur. Il suffit de cliquer sur les 4 peu de couleur au carré pour personnaliser vos catégories. Une des façons que j'utilise cette fonctionnalité consiste à marquer les tâches de mon blog. De cette façon en un clin d'oeil, je vois combien écrit j'ai prévu. Vous voyez, je n'écris pas chaque fois que j'ai une idée. J'ai créer une tâche ; lui donner un titre à l'idée, écrire mes pensées et annexe il !
Une chose plus cool sur les tâches est que vous pouvez cliquer sur la vue principale de cette section et la filtrer par thèmes... Si mes sujets plus utilisés sont, tâches terminées, les tâches en retard et tâches actives. C'est un excellent moyen pour vous souvenir de tout ce que vous avez accompli.
3. Rapide/pièces
Composants QuickPart sont super cool pour plusieurs raisons et occasions. Pour moi, j'aime à utiliser cette fonctionnalité pour garder un enregistrement simple de mes réponses en boîte e-mail ou par courriel le contenu de la campagne. Celui-ci est plus facile à comprendre une fois que vous le voyez.
Alors cliquez sur « Nouveau message ». Dans le nouveau message de courrier électronique, cliquez sur l'onglet « Insertion » en haut de l'email. Vers la droite de la fenêtre, vous verrez un menu déroulant « Composants QuickPart ». Jusqu'au déclic. Qui va vous montrer ce que vous avez déjà dans la section composants QuickPart.
Pour utiliser cette fonctionnalité...
Type à ouvrir un email que vous souhaitez enregistrer. Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez enregistrer et puis cliquez sur le menu déroulant de composants QuickPart. Cliquez sur « Enregistrer la sélection dans la Galerie de composants rapide ». C'est tout. Vous avez terminé.
Prochaine fois que vous souhaitez utiliser la partie rapide, il suffit d'ouvrir un courriel et cliquez sur « Insérer » et trouver la partie rapide à utiliser.
J'espère que ces conseils vous aideront à obtenir plus organisées dans votre entreprise...
Une dernière note... Si vous ne savez pas comment configurer votre Outlook, trouver un 12-year-old et demander de l'aide. Un 6 pack de RedBull, mountain dew ou copie de halo est tout qu'il vous en coûtera...