Traitement de texte est vital pour de nombreuses entreprises, mais il est particulièrement important pour les cabinets d'avocats. Toute entreprise peut augmenter leur bénéfice net, si elles peuvent accroître la productivité de leur traitement de texte. Votre cabinet d'avocats est à l'aide de Microsoft Office ? Sont partenaires et employés, confortables et confiants dans leurs capacités de Word ? Plus souvent qu'autrement, j'obtiens des réponses affirmatives à ces questions et encore quand j'ai plonger plus que profondément, je trouve les gens en question ne sont pas réellement en profitant de toutes les fonctionnalités de gain de temps que Word a à offrir.
Voici un échantillon des compétences que vous et votre entreprise doivent être en utilisant si vous souhaitez utiliser Word efficacement. Combien d'entre vous utilisent déjà ? Il est peut-être temps de penser à organiser une formation Microsoft Word pour votre cabinet d'avocats.
Vous utilisez la commande Afficher/masquer ?
La commande pour afficher/masquer est sur le ruban Accueil et permet à l'utilisateur de voir quelles frappes (entrée, Tab, espace, etc.) ont été utilisés dans le document. Cette information est précieuse, surtout lorsque vous modifiez un document qui a été créé par quelqu'un d'autre. L'auteur allé vers une nouvelle page en appuyant sur la touche Enter plusieurs fois, ou a fait ils ajoutent une Page ou un saut de Section ? Si ils ont pressé la touche entrée, vous trouverez un bloc d'espace blanc dans le document lorsque vous ajoutez plus de texte au-dessus de la séquence de touches. Si ils ont utilisé une pause et vous ajoutez du texte, vous pouvez constater que vous avez subitement une page complètement blanche insérée dans votre document. Savoir c'est pouvoir et comprendre la commande Afficher/masquer vous rendra plus fort.
Vous utilisez la barre d'outils accès rapide ?
La barre d'outils accès rapide est le mot équivalent à ce que les stylos et crayons près à portée de main. Toute commande qui existe dans Word peut être ajouté à la barre d'outils accès rapide (QAT). Où se trouve la barre d'accès rapide vous demandez ? Par défaut il est mis dans l'angle supérieur gauche de votre écran, juste à droite du mot bleu W. Il est livré avec les commandes pour enregistrer, annuler et rétablir. Cliquez sur la flèche noire à droite de la dernière commande et vous pouvez déplacer la barre d'outils pour qu'il affiche juste en dessous du ruban, ou ajouter ou supprimer des commandes. Mettre les commandes que vous utilisez le plus souvent ici, peut vous faire économiser beaucoup de temps à changer de ruban à ruban ou parce que vous ne vous souvenez pas où c'est la chasse pour une commande.
Savez-vous où le presse-papiers est et comment l'utiliser efficacement ?
Lorsque vous copiez ou coupez le contenu, où il va ? Beaucoup d'entre nous l'envisageons flottant autour dans le cyberespace, jusqu'à ce que nous sommes prêts à l'utiliser. En fait, il va vers le presse-papiers. Lancer le presse-papiers avant que vous commencez à couper et coller et vous verrez jusqu'à 24 éléments ajoutés. Depuis le presse-papiers, vous pouvez cliquer pour placer le contenu dans d'autres documents, des tableurs, des diapositives PowerPoint, e-mail, ou partout où vous en avez besoin d'aller. L'ensemble de la suite Microsoft Office partage le presse-papiers même, il est donc facile à déplacer le contenu d'un programme à l'autre.
Lorsque vous copiez et collez à partir d'un autre document ou programme, la mise en forme paraît-elle bonne ?
Vous avez plusieurs choix lorsque vous collez le contenu dans des documents. Pour accéder à ces choix, faites un clic droit dans l'endroit où que vous voulez coller. Le Menu clic droit a options de collage qui font qu'il est facile de choisir le type de mise en forme vous voulez automatiquement ajouté au nouveau contenu. Si vous êtes un fan du Ctrl + V raccourci, vous pouvez allez dans les Options de mot pour définir le type de mise en forme qui va se passer lorsque vous collez.
Sont des styles plus qu'une déclaration de mode ?
Lorsque vous formatez un document utilisez-vous encore les techniques traditionnelles de mise en forme directes ? C'est ce que nous appelons mise en forme qui se fait via le menu clic droit ou l'accueil ruban police et commandes de groupe paragraphe. L'utilisateur de l'ordinateur avertis utilise des styles pour mettre en forme leurs documents. Styles rendent plus facile pour vous de garder votre format de document cohérent et vous permettra de modifier votre mise en forme rapidement et facilement.
Lorsque les choses tournent mal dans un document, savez-vous pourquoi ?
Que faites-vous lorsque vous travaillez dans Word et quelque chose d'inattendu se produit ? Si la réponse est « calmement et rapidement réparer », alors vous êtes en bonne place. Si en revanche vous vous sentez votre pression sanguine augmente, vous pouvez bénéficier de comprendre pourquoi le mot fait ce qu'il fait. Croyez-moi ; Il n'est pas juste essayer de gâcher votre journée. Vous avez juste besoin de pénétrer à l'intérieur de sa tête, si vous voulez réduire votre niveau de stress de Word.
Vous profiter du contenu réutilisable ?
Nous utilisons souvent les mêmes signatures, headers, tables d'informations ou paragraphes du texte dans des documents différents. Vous recréez ces éléments chaque fois que vous en avez besoin ? Galeries de Word contiennent un contenu réutilisable prêtes à l'emploi, ou vous pouvez créer vos propres articles et ajoutez-les aux galeries pour un accès facile.
Si ce sont de nouveaux concepts pour vous et/ou votre personnel formation à l'utilisation de Microsoft Word peut augmenter considérablement les satisfaction de l'utilisateur et la productivité de votre bureau.