J'écris beaucoup sur les avantages du bureau sans papier, le processus sans papier - que j'ai posté un blog la semaine dernière, passant sans papier - de l'individu à l'entreprise et la semaine précédente a écrit sur la conservation de documents - exigences légales et comment résoudre le problème de papier-montagne.
Et les avantages de la conversion de documents papier à l'électronique sont incontestables : il y a les questions de vert et de l'environnement, les coûts de stockage réduits, les aspects de sécurité de protéger les documents contre incendie et dégâts des eaux, les avantages de conformité stockage électronique apporte - plus employés ont accès 24/7 aux documents dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.
I rapport sur des organisations vers des systèmes sans papier. En mars, qu'il a été annoncé que le ministère de la Justice introduit l'utilisation du crime eForms et qu'à partir de 1er avril 2013 serait ne plus accepter les versions papier.
Cette semaine un article paru dans ComputerWeekly disant qu'un certain nombre de britannique des forces de police ont été déplacer des processus sur support papier auprès du grand public en ligne et commençant par armes à feu licences - leur rubrique « police du Royaume-Uni commence à déchirer des processus transactionnels Dickens », avec une référence à la directrice des ressources UK police Matthew Bennion-Pedley du commentaire sur le système actuel de Dickensian. Jusqu'à présent 38 forces réparties dans toute l'Angleterre et au pays de Galles sont montrés intéressés et il a dit être la première fois un groupe de policiers a obtenu ensemble de passer à une solution de commerce électronique sans une direction du gouvernement.
Parfois la conversion du papier électronique est considérée comme une fin en soi - mais les avantages de passer sans papier sont donc beaucoup plus que seulement des aspects de stockage et d'accès. Rationalise de workflow automatisé de traitement, amélioration de traiter les durées de cycle et apporte une foule de BI (business intelligence) et de la gestion d'information bénéficie.
Et encore beaucoup d'organisations semble manquer ce truc - AIIM récemment rapporté les résultats d'une recherche de papier en soulignant que plus de la moitié les organisations interrogées dit qu'ils ont retapé les données des images numérisées. Cela, comme le souligne AIIM, signifie qu'un employé efficacement imprime un document électronique permettant la remise à la clé les données pour créer un document électronique plus loin, avec tous les élément du service Surveillance du temps et risque de mis-keying les inconvénients.
Automatique d'extraction de données, tels que via OCR (optical character recognition) et code à barres, technologie, peut identifier les données essentielles de n'importe quel format de document original - Word, PDF, courriels - et les données extraites, validées par rapport à une organisation ERP, enterprise content management ou autre dépositaire de renseignements.
Documents peuvent être amenés à la personne/service approprié ou pour l'action correspondante. Informations capturées permet également à mettre à jour automatiquement les applications métiers.
Automatisant certaines du traitement laisse libre de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, avec le traitement configuré pour répondre aux politiques et règles de gestion de personnel. Amélioration de la sécurité vient d'être en mesure de définir l'autorisation accès et stratégies d'escalade peuvent être intégrés.
Avec beaucoup plus de visibilité et de contrôle tout au long du traitement, les outils de reporting et BI fournissent également amélioré de gestion et des informations analytiques - et enfin les données peuvent être validées automatiquement à n'importe quelle ligne du système de l'entreprise, application ERP, ressources humaines ou CRM, via des interfaces sans soudure.
Le processus entier est plus efficace, et le coût baissera. Organisations en automatisant le traitement des factures, par exemple, régulièrement compte un retour sur investissement d'entre 6-12 mois.