Avoir à traiter avec des montagnes de documents papier peut être un des plus gros problèmes face à une organisation. Les documents papier sont coûteuses à traiter, peut être égaré ou perdu, et plus loin vers le bas de la ligne de questions se posent concernant le stockage.
Un certain nombre de types de document a une durée de conservation définie par la loi - beaucoup de ceux que l'on trouve en Finance sont un exemple. Factures et TVA liés les documents doivent être stockées pour six ans et les détails Cafe, les salaires et les dossiers de l'impôt sur le revenu pour trois. RH (ressources humaines) doit s'assurer des rapports d'accidents sont conservés pendant trois ans et les pièces se rapportant à des questions médicales ont différentes longueurs de stockage spécifié.
Certaines industries ont leurs propres délais de conservation définis pour les documents. GPs sont tenus de tenir des dossiers jusqu'à 10 ans après la mort du patient (ou après que le patient a quitté le Royaume-Uni,) à moins qu'ils restent dans l'Union européenne.
Mais, en outre, chaque organisation aura son propre besoins de stockage d'entreprise document.
Le défi - stockage de documents papier est coûteuse mais aussi dur à gérer
Combien précieuse habitable votre organisation dispose-t-elle d'allouer aux classeurs - et armoires renfermant souvent des documents qui peuvent même jamais être regardés à nouveau jusqu'à ce que prélevés pour être détruits à la fin de leur durée de conservation ? Qu'en est-il de ces documents qui nécessitent un accès à un certain moment ? Combien de temps votre équipe de comptes payables (AP) dépense-t-elle autour de l'enracinement dans des boîtes en carton archive recherchant cette facture illusoire ? Tant pis le temps de retard et les dépenses en demandant et en chassant jusqu'à la livraison des Articles archivés hors site.
Puis, il y a la vie privée et la sécurité, la protection des données, et tous les problèmes liés à l'accès à la chambre, serrures à combinaison - et égaré les clefs.
De plus, qu'à assurer une protection pour ces documents vitaux des incendies et des inondations ? Il ne faut pas beaucoup d'eau pour ruiner un relevé papier.
Qui est où une solution de gestion de document intervient - stockage des documents par voie électronique, en toute sécurité et en toute sécurité, et avec instant accès 24/7 pour les utilisateurs que vous autorisez.
Comment peut aider à une solution de gestion de documents
Des conseils aux organisations, HM Revenue and Customs (HMRC) dit que les dossiers TVA, des détails Cafe, des salaires et impôt sur le revenu documents stockés électroniquement doivent être "facilement accessibles, à vous et à un agent de la TVA" lorsqu'ils se rendent.
Un document de solution d'archivage des documents peuvent être numérisés dans le système, de permettre au personnel - et autorisé des fonctionnaires en mission - de localiser facilement les documents précisés comme et quand nécessaire.
Toutefois, l'archivage est juste le début (quoique qu'il arrive à la fin de vie du document). Il est utile, mais déplacement document capture au début du processus et en ajoutant la transformation de flux de travail apporte encore plus d'avantages, gain de temps et coûts.
Par exemple, avec une solution de gestion de facture, les factures sont stockées par voie électronique (papier factures numérisées comme ils entrent dans le département de l'AP), ce qui permet un accès instantané au cours du processus de l'entreprise pour résoudre les requêtes immédiatement, etc. et récupérables via IMS ou intégrer la ligne de systèmes d'entreprise.
Une des raisons derrière la décision de la force d'un Midlands police pour automatiser leur traitement de rapport d'accident était la quantité d'espace physique nécessaire pour stocker la documentation - dossiers d'accident (certains contenant jusqu'à 30 documents différents) sont tenus d'être retenu par la Loi depuis 10 ans.
Ayant mis en œuvre leur automatisé accident reporting solution la force de police a en effet pu perdre les rangées de classeurs. Mais, en outre, en investissant dans une solution qui capture les documents au début du processus, logiciel de flux de travail pourrait être inclus afin de s'assurer du respect des bonnes pratiques, d'éliminer certains travaux manuel et permettre à l'équipe surveiller et répondre aux critiques KPI - tous ayant pour résultat un bien meilleur service.