Les entreprises qui choisissent de ne pas automatiser leur voyage et le traitement de la dépense (T & E) pourraient non seulement passer à côté des économies potentielles mais aussi perdre la possibilité de réduire les déplacements et des frais de fraude touchant - dit enquête sur un PayStream conseillers.
Des recherches récentes de l'autorité des marchés financiers montrent que 36 % des entreprises aux Etats-Unis maintenant automatiser leur voyage et le traitement de la dépense et que l'application de solutions de gestion de T & E est en hausse.
Papier manuel traditionnel frais traitement est long et laborieux - avec entrée de données sujette à l'erreur, c'est lourd sur les conditions de stockage, et autorisation goulets d'étranglement et les problèmes de distribution sont communs.
Et pourtant c'est un processus entreprises ne peuvent se passer : peu d'organisations n'ont pas besoin d'employés de voyager à un certain stade.
Coûts de T & E d'affaires en hausse
C'est aussi un coût croissant pour les entreprises - près de 60 % des répondants à l'enquête PayStream a annoncé que les dépenses pour frais de voyage et sont passé au cours des trois dernières années.
Voyages (tarifs, essence, etc.) et les frais accessoires remontent - et le montant des voyages d'affaires lui-même est également défini à croître.
Cette augmentation des coûts associée à T & E a également vu beaucoup plus d'entreprises se déplaçant à exiger des recettes pour toutes les dépenses plutôt que pour les remboursements dépasse une certaine limite financière. Plus de la moitié (52 %) des entreprises interrogées de PayStream disent qu'ils recettes besoin maintenant pour toutes les dépenses, jusqu'à la figure de 44 pour cent de l'année précédente.
Qui tous s'additionne à encore plus T & E papier, une plus grande durée de traitement et des coûts plus élevés de traitement T & E.
Automatiser T & e: enlever le papier, accélérer le processus et réduire les coûts
Une dépense de solution de traitement supprime la nécessité pour la distribution de papier et rationalise le processus de remboursement complet :
le prestataire crée un formulaire de dépenses en ligne, avec une option pour fixer par voie électronique par balayage des recettes y relatives
la forme (et reçus) sont routés directement vers la personne appropriée pour autorisation
une fois autorisé, les données financières sont affichées à la compagnie ERP pour paiement.
Le formulaire de dépenses et les recettes sont disponibles pour un accès instantané 24/7 et pistes de vérification et les rapports de gestion et d'information signifient que l'ensemble du processus est maintenant bien plus transparent.
Traitement des frais vient de devenir plus facile pour le prestataire, de l'approbateur
et pour le service de traitement des frais.
Autres avantages de l'automatisation des T & E:
aucune entrée de données plus par l'équipe des Finances - évitant mis-keying erreurs et se débarrasser de leur engagement de temps
remplir le formulaire de dépenses est plus facile - options par défaut sont fournis et beaucoup de champs peut être remplis automatiquement
pas plus de revendications perdues ou oubliées - remontée automatique intégré et drapeaux de notification assurer le traitement est sur la bonne voie
des requêtes, des erreurs et des rejets peuvent être résolus rapidement - ce qui entraîne des employés plus heureuses.
Et automation apporte également un contrôle accru, réduisant les risques de fraude
Automatiser le traitement de T & E non seulement moyens là sont moins de possibilités d'erreur - mais réduit également le risque de fraude.
Les rapports des affaires en ligne ressources fraîches idées de Business qui, selon des enquêtes récentes, entre 5 % et 20 % des frais de sinistres sont soit agrandie soit totalement fictive.
Une solution de frais de voyage et permet aux entreprises d'assurer des déplacements et frais règles sont respectées, avec remboursement des dépenses approuvées par l'autorité compétente conformément à la politique de l'entreprise.