Un nombre croissant d'entreprises ont commencé à l'aide de solutions d'archivage d'email et ils ont une bonne raison de le faire. Les règles fédérales de procédure civile (FRCP) ont subi une modification en décembre 2006 à la suite les ordonnances de la Cour suprême des Etats-Unis. Selon la Cour suprême, toutes sortes d'informations, y compris ces stockées numériquement doit être produite dans la Cour de justice au cours d'un procès civil si nécessaire. Entreprise d'archivage des e-mails a acquis une pertinence considérable surtout après que ce décret a été pris.
Pourquoi l'archivage est nécessaire ?
En plus des modifications récentes mentionnées ci-dessus en FRCP, on a besoin pour les entreprises dans le monde entier assurer une protection complète de tous les e-mails de l'entreprise. Tous les jours une entreprise reçoit plusieurs e-mails contenant les données pertinentes, des messages confidentiels liés aux affaires, plaintes des clients ou appréciations et ainsi de suite. Maintenant ces e-mails doivent être convenablement entreposées pour de futures références. Un email important qui obtient supprimé peut entraver la réputation d'une entreprise et sa croissance des entreprises et le développement. C'est pour cette raison que l'email d'archivage est essentiel pour les entreprises.
Juridique de poursuites et d'e-Discovery
e-Discovery se réfère à l'utilisation d'une information de l'ordinateur pour produire à la Cour de justice. Selon les sources, la majorité des entreprises utilisent courriels de prouver leur innocence dans un procès légal. Depuis maximum communications écrite aujourd'hui se déroule sous la forme d'e-mails, les organisations ont compris l'importance de stocker tous les emails pour un usage de temps à l'avenir. Courriers commerciaux pertinents ne puissent pas d'être supprimés ou modifiés par le salarié mettant réputation de société en participation.
Gagner du temps et coût
Entreprise e-mail archivage permet de sauver beaucoup de temps et le coût. Les professionnels ne doivent pas passer de temps à chercher des e-mails spécifiques puisque tous les emails est stockée dans une base de données centralisée pour un accès facile à tout moment. Labor coûts impliqués dans la recherche de courriels d'affaires pertinents est également assez haute puisque les professionnels doivent passer une bonne partie de leur temps à la recherche de la perte de courriels chaque jour !
Gestion du stockage
Avec un grand nombre de courriels inondation des boîtes de réception tous les jours, il y a un besoin urgent dans les entreprises pour augmenter l'espace de stockage. Meilleur des solutions d'archivage d'email entreprise améliorer la capacité des serveurs messageries en transférant des anciens courriels sur une base de données centralisée.
Gestion des connaissances
Outre la gestion du stockage, interne ou courriel de base se service d'archivage conduit également à la gestion efficace des connaissances. Envoyer des courriels par un employé ou un client contenant les messages importants, des rapports, des fichiers, des données personnelles, et les pièces jointes peuvent être enregistrées avec succès pour référence ultérieure. En outre, tous les e-mails d'un salarié qui a quitté l'organisation peuvent être lus et consultés plus et à nouveau à tout moment.
Aucun achat ou d'Installation requis
Courriel de nuage base des services d'archivage n'avez pas besoin d'être acheté, installé ou entretenu. Individus répartis dans diverses régions du monde peuvent accéder à un service de cloud pour envoyer et recevoir des messages électroniques, 24/7. Ainsi, les entreprises peuvent économiser l'argent qu'ils précédemment tenus de dépenser pour acheter et installer des serveurs de messagerie internes.
En conclusion l'utilisation de courriel communication continuera d'augmenter dans les années à venir. Selon le "rapport statistique, un courriel 2012-2016 » menée par le Radicati Group Inc,"en 2012, le nombre d'entreprises e-mails envoyés et reçus par jour total 89 milliards. Ce chiffre devrait croître à un taux annuel moyen de 13 % au cours des quatre prochaines années, pour atteindre plus de 143 milliards fin de l'année 2016. »