Recordkeeping joue un rôle essentiel dans la gestion de toute entreprise. Une vaste gamme de renseignements sur les employés doit être préservée pour de nombreuses raisons. Cela inclut la possibilité de faciliter la gestion efficace et efficiente des ressources humaines, pour défendre les décisions d'embauche lorsque le besoin se fait sentir et se conformer aux nombreuses lois fédérales et étatiques.
Tous les enregistrements doivent être maintenues pendant un nombre minimum obligatoire d'ans. Le temps que divers de document au document, mais dans tous les cas, les employeurs devraient veiller à ce que les registres sont arrimées dans un endroit sûr et sécuritaire qui est uniquement accessible aux personnel autorisé. Une fois autorisés à être mis au rebut, il faut qu'elles soient détruites de manière appropriée, que ce soit par déchiquetage, complètement effacement de stockage numérique, ou autrement.
Ce qui suit est une analyse détaillée des diverses catégories Records nécessitant la conservation :
Embauche Records
Embauche dossiers comprennent les annonces externes et internes validations pour les positions ouvertes, demandes d'emploi soumises aux agences de l'emploi, reprend, les applications, les évaluations de l'entrevue, des tests préalables à l'emploi et vérifications des références. Documents pour un particulier on décide d'embaucher doivent être déposés dans leur dossier personnel. Si l'employeur n'engage pas l'individu, ils doivent stocker les enregistrements dans un fichier de candidats.
Documents relatifs à l'embauche des enregistrements doivent être pour un minimum de deux ans qui suivent la relation de travail a conclu, impulsée par le titre VII, FEHA, ADA et ADEA.
Dossiers du Personnel employé
Dossiers du personnel employé devraient inclure le titre du poste, classification et description de l'employé. Le fichier doit contenir également la lettre d'offre d'emploi, de la performance observations et évaluations, promotions, rétrogradations, présences, avis de congé, avis disciplinaires, transferts, mises à pied et retraits, formation, essais (y compris les certificats), demandes d'accommodements raisonnables et les accusés de réception manuel et de la politique d'entreprise.
Les dossiers doivent être conservés dans un endroit exceptionnellement sûr pour une durée de 3 années qui suivent la cessation de la relation d'emploi.
Dossiers de salaire des employés
Registres des salaires employé incluent les tables de calcul des taux salariaux, taux de pièce, de l'employé individuel heures et jours, cartes de pointage, horaires de postes et d'enregistrements clarifiant la disparité salariale entre les sexes.
Employeurs doivent conserver des enregistrements de salaire d'employé pendant au moins 4 ans, conformément au Code du travail de Californie, EPA (Equal Pay Act) et la FLSA (Fair Labor et Loi sur les normes).
États de paie
Registres de paie se composent du nom, date de naissance, adresse, SSN, définition de l'emploi, modalités et conditions d'emploi, taux de rémunération, contrats d'union et employé, certificats de travail des enfants et avis, le début et fin de chaque semaine de travail, le journalier total et la rémunération heures période, total des salaires versés chaque paie, salaire net et déductions, pauses-repas et horaires poste fractionné.
Dossiers de paie doivent être conservés pendant au moins 4 ans après la cessation de la relation d'emploi.
Test polygraphique employé
Bien que la Loi de Protection employé polygraphe (EPPA) généralement restreint l'utilisation systématique de tests de détecteur de mensonge, ils sont utilisés en temps comme dans une enquête de vol d'employé.
La Loi oblige les employeurs à enregistrer une copie de la déclaration faite aux employés indiquant la raison pour le test, l'incident visé par l'enquête, les pertes endurées par l'employeur, l'avis remis à un polygraphiste nommer l'ou les personnes à examiner, la nature de l'accès de l'employé à la personne ou des biens sous enquête et toute la documentation concernant les essais.
Une déclaration affirmant qu'un examen a été demandé peut-être être placé dans les dossiers du personnel, mais les autres associés de documentation doit être stockée dans un système de dépôt confidentiel et distincte pour un minimum de 3 ans.
Comme toujours, nous vous recommandons avec ces sensibles et droit du travail complexe, il est préférable de consulter un professionnel des ressources humaines consulting firm ou spécialiste d'examiner les politiques et confirmer vos pratiques de tenue des documents sont en conformité.
Dans notre prochain article, nous allons poursuivre notre enquête sur les différents dossiers qui requièrent la préservation, examiner les exceptions aux pratiques de tenue des dossiers standard et découvrez les conséquences de la négligence tenue des.