Comme entreprises croître d'année en année alors ne la montagne de documents numériques traînait dans les différents (et parfois obscures) dossiers sur les serveurs. Dans de nombreux cas, plusieurs employés peuvent utiliser les mêmes documents dans de nombreux ministères.
Document Collaboration
Étant donné que presque tout ce que nous faisons ces jours-ci est stocké sur un ordinateur, ordinateur portable ou un appareil portatif, comment pouvez-vous vous assurer que le même travail n'est pas reproduire encore et encore parce que les employés ne savent pas qu'un document similaire, image, vidéo... existe déjà quelque part sur les serveurs de la société ?
Tout comme il est logique d'utiliser des classeurs pour le stockage des documents originaux, il sens égal à stocker des documents numériques dans une certaine forme de Management Information System (MIS).
Cependant, vous avez du temps à perdre sur la création d'un disque de stockage universel ou le dossier auquel ont accès tous les employés nécessaires ? En outre, comment pouvez-vous être sûr que le même document n'est pas stocké plus d'une fois, sous un titre différent ?
Systèmes de gestion de contenu
Lorsque les entreprises n'ont pas de place pour stocker leurs propres documents originaux, ils il impartira normalement à une entreprise de stockage de document sécurisé. Cependant, étiez-vous au courant que vous pouvez également utiliser le même type d'installations de stockage pour vos produits et documents numériques ?
La beauté de la sous-traitance que pour une entreprise de stockage de document spécialisé c'est qu'ils seront en mesure d'organiser vos documents etc. d'une manière qui rend plus facile pour les utilisateurs à la recherche sur le contenu des documents pas sur les titres ou les étiquettes. Ce qui rend la recherche d'informations plus amicales - en supposant que toutes les informations pertinentes sont stockées dans ce une système ou lieu d'utilisateurs.
Ces systèmes de stockage sont généralement appelés « Content Management Systems"(CMS) mais sont souvent limités par la qualité et la mesure des informations en fait stockées dans eux et traditionnellement, recherches effectuées sur ces types de système ne sont pas toujours faciles à utiliser.
Où beaucoup de gens sont en utilisant les mêmes informations et peut-être y ajoutant ou modifiant le résultat peut être un conglomérat de différentes versions d'un même contenu.
Gestion des ressources numériques
À l'aide d'une boîte de dépôt rend content management du groupe partagé des fichiers un peu plus faciles, mais encore il doit y avoir un processus managérial en place pour s'assurer que les documents sont mis à jour correctement et pas simplement dupliqués. Entreprises ont besoin d'avoir une stratégie numérique pour faire face à la gestion de leurs actifs numériques.
L'utilisation de logiciels de gestion d'actifs numériques peut simplifier le processus de stockage d'informations numériques, en comparant des nouveaux documents avec fichiers actuels et mettre à jour les versions stockées ; puis non seulement reproduire les documents et les stocke avec noms de fichiers différents ou des numéros de version.
Rechercher dans les fichiers
Un avantage supplémentaire de ces types de systèmes est qu'utilisateurs peuvent normalement Rechercher du contenu dans des fichiers, avec les recherches en texte intégral, ainsi que les types traditionnels des recherches effectuées par le client, numéro d'emploi, catégorie etc.. Cela améliore le flux de travail permettant aux employés d'extraire les informations que dont ils ont besoin dans un laps de temps très court.
Rester en tête de la compétition est toujours un aspect très important de la gestion des affaires et le plus rapide des documents pertinents, sur les tendances et stratégies marketing, est trouvés il est alors facile de rattraper et même dépasser vos concurrents. Lorsque les employés consacrent moins de temps à la recherche de l'information qu'ils besoin ils auront plus de temps pour produire les travaux nécessaires pour s'assurer que l'entreprise demeure rentable et rentable.