Antes de adentrarnos en lo que gasto software de rastreo puede hacer por su negocio, vamos a dar un paso atrás y ver lo que el procedimiento normal para un ejecutivo viajando a presentar un informe de gastos y reclamar el reembolso y el papel del resto de las partes interesadas en el proceso.
Las viaje requisiciones primeras empleado para el viaje vía correo electrónico o con una solicitud de papel. El supervisor o gerente aprueba la solicitud y el empleado va a la Agencia de viajes de terceros y la divisa para viajes reservando y dibujo algunas divisas respectivamente. Cuando vuelva de su viaje, el empleado tipos luego un informe de gastos utilizando el software de hoja de cálculo, une los recibos pertinentes y envía la misma al administrador. El gerente verifica el informe y lo remite al contador que luego satisface el reclamo de reembolso.
Como podemos ver, existen varias herramientas diferentes, siendo utilizados para completar el proceso y en algunos casos, incluso usando partes externas. ¿Cuáles son los problemas con este enfoque?
En primer lugar, la creación de informes de gastos no es una tarea sencilla. A medida que aumenta el número de los gastos, así que hace el trabajo del empleado, matando a la productividad como esta obra, que es una actividad accesoria en el mejor, está interfiriendo con responsabilidades de trabajo.
A continuación, utilizando terceros puede conducir a un aumento en los costos.
Luego viene la gestión de recepción, donde en los empleados tiene que recoger cuidadosamente y mantenga cada recibo para someterlos posteriormente con el informe de gastos. Cualquier recibo falta conducirá a la falta de pago.
Y entonces, uno de los mayores problemas con este proceso - falta de visibilidad. Debido a los múltiples sistemas en el trabajo, es muy difícil de lograr visibilidad sobre el proceso. Para preparar los informes, datos de múltiples fuentes tienen que ser recogido, que es una tarea gigantesca en sí mismo.
Finalmente, este proceso interminable sin mucha ayuda de la tecnología creará enormes cargas de trabajo para todos.
Entonces, ¿cuál es la alternativa?
La alternativa es recurrir a gastos en línea software que es una aplicación de software basada en web que le ayuda a la gestión de todas las actividades desde una única interfaz de seguimiento. Automatiza las tareas y ahorra tiempo para los actores. También da los empleados convenientes y menos las opciones para tomar tiempo para la preparación de solicitudes previas al viaje, informes de gastos y administración de recibo.
Puesto que es un sistema central, informando también es más fácil. El software viene con sus propio reporte módulo permite a los usuarios preparar informes en ningún momento con unos pocos clics. Puesto que se trata de una aplicación en línea, se puede acceder desde cualquier lugar, que es una bendición para viajar a los empleados. No tienen que esperar a que vuelvan a preparar todos los gastos a la vez. Pueden crear gastos como hacerlos y adjuntar una fotografía del recibo como prueba.
Módulo de reserva de viaje adicionales puede agregarse a este software para eliminar la necesidad de buscar ayuda de terceros. Los usuarios pueden reservar sus billetes ellos mismos utilizando un motor de reserva familiar sólo. Con todo, actúa como la ventanilla única para todas las actividades de gestión de gastos.