La mayoría de las empresas, organizaciones y personas que cuidan de importante información necesito tener un sistema de gestión documental buena. De esta manera, pueden asegurar, archivo, compartir o recuperar información vital. Pero ¿qué significa gestión documental?
Es un sistema organizado que procesa, almacena o recupera documentos y la información incluida dentro. En el caso de copias impresas o documentos en papel, el proceso se conoce también como relleno.
La idea de la gestión documental es una versión moderna de técnicas que incluyen la producción electrónica, recuperación o almacenamiento de archivos y documentos importantes. De esta manera, se proporciona una cierta seguridad para estos archivos. Pero gestión documental no sólo implica documentos en papel o archivos escaneados. También incluye correos electrónicos, archivos de vídeo o audio, informes, faxes, gráficos, fuentes u otro tipo de imágenes.
El ocuparse de software de gestión documental fue diseñado inicialmente para reducir el consumo de papel en las oficinas. Cuando al darse cuenta que este modelo era difícil de perfeccionar, las versiones más recientes incluyen gestión de archivos electrónicos y papel. Debido a que cada organización tiene sus propias necesidades, los sistemas de gestión fueron creados para manejar ciertos aspectos de la gestión o clasificar información.
Tomemos como ejemplo la industria bancaria. Los bancos ya no tienen que enviar cheques cancelados junto con extractos bancarios, pueden hacer copias digitales de la cuenta, y en caso de necesidad, les imprimen. Por supuesto, el Banco también conserva una copia de los registros. Comprobaciones reales pueden ser mantenidos en un lugar privado o destruidos dependiendo de las necesidades y deseos del banco.
Otro ejemplo son las agencias de publicidad. En lugar de utilizar espacio premium para presentaciones o guiones gráficos, los transforman en información digital. Incluso la campaña publicitaria más compleja puede poner en un par de archivos y carpetas, guardada en el ordenador y acceder o imprimir cuando sea necesario.
Gestión documental realmente puede hacer la vida de una oficina mucho más fácil. Los empleadores tienen la oportunidad de trabajar más fácil con la ayuda de un sistema que clasifica y almacena la información al mismo tiempo haciéndola accesible en todo momento. Con gestión de documentos, usted puede ahorrar tiempo, espacio y dinero. Sin mencionar que también reduce el estrés en el trabajo y aumenta la eficacia.
Open Source para necesidades personalizadas
Software de código abierto se refiere a programas de computación que no incluyen un código de origen protegida. Esto ofrece a los usuarios la oportunidad de ver cómo que se crea un programa y cambiar el código para que se ajuste a sus necesidades personales. Este tipo de software es una buena alternativa al software privativo. En la última situación, el código fuente está protegido a menudo, evitando modificaciones no deseadas e ingeniería inversa.
Un sistema de gestión documental en términos de código abierto también incluye sistemas de gestión de contenidos. Esta característica es un gran recurso en el caso de almacenamiento de datos en cualquier empresa que lo utiliza. Un negocio usa un CMS para habilitar el acceso remoto y entregar la información de un lugar a otro. Pero también puede ayudar a la gestión competitiva para los documentos en una variedad de maneras.