Un elemento clave en la gestión eficaz de los datos es un mapa general de modelo de datos de datos, un negocio. Una empresa de fabricación nunca pensaría sobre la construcción de un nuevo producto sin desarrollar un diseño detallado y utilizando componentes comunes y partes de productos existentes cuando corresponda. Lo mismo es cierto para los datos. Las entidades de datos, como cliente, orden, producto, proveedor, mercado y empleado, son análogas a los componentes de un diseño detallado para un producto. Como el proyecto detallado de un producto muestra las relaciones entre los componentes, el modelo de datos muestra las relaciones entre las entidades de datos.
Un modelo de datos muestra las reglas por las cuales opera la organización, tales como si el pedido de un cliente debe estar asociado con un vendedor, un empleado debe tener un número de seguro social o el número máximo de informes directos de un supervisor.
Modelado de datos implica tanto una metodología y una anotación. La metodología incluye los pasos que se siguieron para identificar y describir las entidades de datos organizativos y la notación es una manera de demostrar estos hallazgos, generalmente gráficamente. Los gerentes deben participar integralmente en estas metodologías para asegurar que los datos que necesitas son planeados para su inclusión en bases de datos organizacionales y que captura y almacena los datos tienen el significado de negocio requiere. En los párrafos siguientes se introducen varias metodologías posibles, pero el lector se refiere a los textos sobre la gestión de bases de datos para una discusión detallada de las notaciones de modelado de datos.
El modelo entidad-relación es la notación más comúnmente aceptada para representar las necesidades de datos en una organización. Se compone de entidades, o las cosas sobre las cuales se recogen datos; atributos, los elementos reales de los datos que deben recogerse; y las relaciones, las asociaciones entre entidades organizativas relevantes. El modelo puede tener los atributos de apellido del cliente, nombre del cliente, cliente street, ciudad de cliente, y así sucesivamente para representar los datos que podría ser capturados por cada cliente. Debido a su naturaleza sin conocimientos técnicos, el ERD es una herramienta muy útil para facilitar la comunicación entre end users que necesitan los datos y base de datos diseñadores y desarrolladores que crear y mantener la base de datos. Sin embargo, no es suficiente para documentar las necesidades de datos un ERD.
Un ERD es sólo una parte de metadatos o datos sobre los datos, necesarios para describir claramente los datos para la empresa. Metadatos de los documentos el significado y todas las reglas de negocio que rigen los datos. Por ejemplo, algunos metadatos acerca de un atributo de nombre de cliente podría definir este término, indicar sus propiedades como la longitud máxima y el tipo de datos (caracteres alfanuméricos) que podría tener un valor de este atributo, si cada cliente tiene que tener un nombre para ser almacenado en la base de datos, si el nombre puede cambiar de valor con el tiempo, si puede haber varias instancias del nombre, y que tiene derecho a entrar y cambiar el nombre. Estas normas de metadatos provienen de la naturaleza de la organización, para que administradores de empresas suelen ser la fuente del conocimiento para desarrollar estas reglas. Usted puede comprar las reglas de negocio y metadatos sistemas de software del repositorio para ayudarle a administrar el típicamente miles de elementos de metadatos en una organización. Regla de negocio software cubre generalmente más reglas que sólo aquellos que se ocupan de datos (por ejemplo, normas que rigen cuando ciertos procesos empresariales deben utilizarse o que regulan cómo procesos
se realizan).