Perder menos de las facturas es uno de los mayores beneficios de eliminar el papel del Departamento de cuentas por pagar (AP), según un reciente informe de asesores PayStream.
'Captura de datos de cuentas por pagar - transformar documentos en datos preparados comerciales' publica los resultados de una encuesta completada por 300 profesionales de AP, con 31 por ciento destacando reduciendo la cantidad de facturas perdidas como una ganancia mayor.
Últimos años ha habido un creciente movimiento para facturación electrónica en el sector público y privado y a través de la industria y los mercados. Sin embargo y de nuevo como informe de asesores PayStream, 52 por ciento de las facturas de business-to-business todavía llegan en formato de papel - y eso es una cantidad considerable de papel para manejar cuando consideras que el volumen de las facturas enviadas y recibidas anualmente. La economía en red pone este número en Europa de transferencia entre las empresas y los gobiernos en 3,2 billones y estima que de esos 20 por ciento son facturas electrónicas. Sin embargo, esto significa que cada año 2,56 billones facturas en papel todavía están volando alrededor de Europa.
Eso es un montón de potencial perdido factura.
Captura de documentos mediante escaneo, captura de datos impulsada por la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y flujo de trabajo automatizado puede eliminar este riesgo. Con seguridad capturada y almacenada electrónicamente, no hay ninguna posibilidad de extravío físicamente la factura, o de 'perdido' durante el proceso a través de transposición error - y una integración perfecta con la línea de sistemas de negocios y tercero elimina la necesidad de entrada manual de datos y claves en esos sistemas.
Automatización trae una serie de otros beneficios al Departamento de AP.
En su publicación 'De las sombras a la vanguardia - AP automatización y la visión estratégica' la organización de investigación y análisis de Aberdeen Group, informa sobre un estudio de 100 financiera servicios ejecutivos y quién puso la dificultad de encontrar y gestionar documentos en papel como el tema principal que enfrentan los departamentos de AP. PayStream asesores marcan más rápida aprobación de facturas, mayor productividad y menores costos de procesamiento entre los principales beneficios.
Blogs recientes se han centrado en varias ocasiones sobre cómo una solución de gestión de factura puede ayudar a las organizaciones eliminar retrasos en los pagos - en parte porque hay tantas cosas en la prensa por el momento sobre las iniciativas del gobierno adoptar medidas enérgicas contra los pagadores finales, sino también porque elimina retrasos en los pagos es un requisito que surge una y otra vez en departamentos de AP.
Y la eliminación de pagos duplicados es otra gran ventaja de automatizar. Debido a genuino error o fraude, sobrepago es un gran dolor de cabeza para muchas organizaciones - se calcula que casi una cuarta parte pagar más. La empresa de servicios de información Experian estima que los consejos de residuos hasta £147 millones al año a través de pago de facturas más de una vez.
Mediante la extracción del papel del sistema y automatizar el proceso, también se eliminan muchas de las cuestiones que pueden conducir a los pagos realizados en más de una vez:
duplicado factura validación usando una combinación de valores de datos clave, compra orden (PO) que empareja y el de codificación en línea y la autorización de facturas sin pedido regulada por medio de procesos de negocio definido, forzadas facturas duplicadas son rechazadas y enrutadas de resolución;
alertas de aseguran las discrepancias se resuelvan en el plazo de crédito y acceso 24/7 desde cualquier lugar en la organización de las consultas de los medios se colocan rápidamente;
Herramientas de BI (inteligencia de negocios) pueden identificar registros duplicados proveedor;
y como las facturas están listas para pago más rápido con datos publicadas automáticamente en el sistema financiero, hay mucho menos probabilidades de recibir facturas reeditadas.