'Única versión de la verdad' es una frase que escuchó cada vez más en él, y su importancia está siendo reconocida cada vez más en otros departamentos en los negocios.
Significa organizar y mantener una fuente para cualquier pieza de información, en particular para que empleados A no encontrarlo desde un lugar y B empleado de otro - porque lo más probable es no casan.
Hay pocas posibilidades de lograr 'una sola versión de la verdad' con documentos y datos e información distribuidos en departamentos y ubicaciones, pero incluso con documentos electrónicos existen desafíos.
Piensa en el número de sistemas dentro de una organización, la proliferación de silos de datos y todos esos documentos - muchos que contiene datos similares, pero no necesariamente la misma versión de la información.
Añadir en numerosos trabajadores - tomar copias de esos documentos, crear sus propias versiones, actualizar y editar los datos, afinar manualmente datos a otros formatos (del informe de la palabra a la hoja de cálculo, por ejemplo) - y eso es un montón de diferentes documentos diciendo básicamente (pero no exactamente) lo mismo. ¿Cómo saber qué versión tiene 'la verdad'?
Y eso sin el riesgo a la integridad de los datos derivados de mal incrustación errores cuando transposición del documento, para el sistema.
Una plataforma de gestión de contenido o gestión de documento crea esta una fuente de información, almacenar en una localización central una y solamente una copia de cada documento y proporciona acceso instantáneo a cualquier documento particular 24/7 desde cualquier parte en el negocio - independientemente de su departamento, condado o país.
El acceso universal, regulado por normas de autorización configurado, es vital para mantener la 'única versión de la verdad'. No tiene sentido tener un depositario central de los datos a menos que los que necesitan los datos pueden acceder a él - email una copia de una hoja de cálculo y es obsoleto, un colega tal vez actualizar el original mientras se golpea el botón 'Enviar'.
Documentos de apoyo están clasificados en el mismo lugar, y aplicación de flujo de trabajo eliminará el riesgo de errores mal afinar y transposición. Información es entró una sola vez y entregado a los distintos sistemas. Pistas de auditoría proporcionan una historia totalmente de lo ocurrido a un documento, modificaciones, la grabación y procesamiento experimentado, por quién y cuándo.
Además de soluciones diseñadas para integrar con línea de cliente de aplicaciones de negocio sistemas, ERP, HR o CRM, permitir que los documentos a ser obtenido de medio ambiente, o lo que significa que un miembro del equipo de cuentas por pagar, por ejemplo, está mirando a la misma información que un colega en el almacén.
El Ministerio de defensa (MoD) anunció recientemente el lanzamiento de una nueva estrategia de las TIC, centrándose en la creación de un 'ambiente única de información' dedicado a digital y las necesidades del usuario final.
El informe continúa diciendo: defensa es una empresa enorme, diversa y compleja dentro y a través de la cual tenemos que intercambiar información y compartir conocimientos de manera dinámica y a veces impredecible; Esto requiere que crear y mantener un entorno único de información.
¿No todas las organizaciones necesitan para 'intercambiar información y compartir conocimientos de una forma dinámica y a veces impredecible'?
A continuación puede, o puede que no sea una cita de Gautama Buddha (dependiendo de quien lea),
Hay solamente dos errores, uno puede hacer en el camino a la verdad; No va todo el camino y no a partir.
Pero me parece pertinente, quien lo dijo.