Cualquiera que haya estado involucrado en el proceso de eDiscovery para un caso entiende que puede ser complicado, desperdiciador de tiempo y requieren la participación de varias personas de equipos multidisciplinarios. Falta de colaboración entre los diferentes equipos puede conducir a graves consecuencias, tales como tiempo adicional y el costo, la duplicación de esfuerzos y potencialmente no comunicar observaciones críticas.
Hace tan sólo unos años más documentos existieron en forma de papel y el proceso de descubrimiento implicaría pasar por ese papel, junto con la solicitud de suplemento, para revisar los datos electrónicos disponibles. Como el mundo ha evolucionado, cada vez más los documentos se almacenan electrónicamente y descubrimiento ahora típicamente comienza analizando la información almacenada electrónicamente.
Colaboración desempeña un papel importante en el proceso de eDiscovery. Una vez que se ha identificado la fuente de información, los siguientes pasos implican recoger los resultados y hacerlos presentables, fácil de entender y específicas a la tarea. Esto requiere análisis, elaboración y revisión constante y es también la etapa más costosa del flujo de trabajo de eDiscovery. Dependiendo de la fuente de información, el costo del proceso de revisión puede ser hasta un 80% del coste total de eDiscovery.
Allí son tecnologías emergentes que pueden ayudar a limitar estos costos y agilizar la fase de revisión:
Extensa búsqueda en texto completo
En una búsqueda de texto completo, el motor de búsqueda examina todas las palabras en todos los documentos almacenados como intenta hacer coincidir los criterios de búsqueda o palabras suministradas por un usuario. Texto completo búsqueda navegación guiada permite a los usuarios examinar activamente/filtro la colección búsqueda de metadatos y categorías que han sido extraídas del índice. Palabra clave hits entonces pueden pasar a un cliente de visor de documento, permitiendo al equipo a identificar rápidamente el contexto del partido, aumentando la eficiencia del proceso de inclusión y exclusión del archivo.
Vista con accesibilidad remota de documentos
Un visor de documentos unificada puede simplificar el proceso de revisión de eDiscovery, permitiendo a los usuarios visualizar documentos directamente en el navegador sin necesidad de instalar ningún software adicional o los controles ActiveX en el equipo cliente. Un típico caso legal puede implicar a varios diversos tipos de documentos que deben ser revisadas durante el proceso de examen, lo que requeriría el uso de varios visores para formatos de archivo diferentes. Una estrategia rentable para las empresas con un sistema de Enterprise Content Management (ECM) es seleccionar un visor multitarea que puede utilizarse como una herramienta de acceso a documentos diarios para el personal. El mismo espectador luego puede utilizarse como un espectador nativo durante esfuerzos de eDiscovery. Un visor de cliente ligero o un cero huella HTML5 visor de documentos permite el acceso remoto, móvil por cualquier persona que participa en el proyecto, como el SIDA legal remoto.
Redacciones, márgenes y anotaciones
Las anotaciones son cruciales para el proceso de eDiscovery. Un típico espectador debería permitir anotaciones como destacando, códigos de color y notas de texto a crearse y muestra con documentos almacenados en formatos TIFF, JPEG o PDF, pero en formatos nativos, así como los archivos de MS Office o por correo electrónico. Se conserva una versión original del documento, mientras que las versiones anotadas pueden ser actualizadas y compartidas durante todo el proceso de eDiscovery. Un módulo de redacción permite redacciones ser "quemado en" documentos, efectivamente eliminar el texto confidencial subyacente y producir un documento PDF lo contrario indexado y Búsquedo. Una interfaz visual intuitiva permite a un usuario seleccionar texto o definir una región de un documento a redactarse permanentemente del documento. Un sistema de anotación fuerte puede utilizarse de manera automatizada para redactar las regiones de contenido basado en el lugar, los resultados de búsqueda u otras reglas.
Gestión de derechos digitales
Gestión de derechos digitales (DRM) permite a los permisos del documento debe ser asignado a nivel de usuario. Integrando este procedimiento dentro del motor de visualización simplifica el proceso de permitir y desestimar la impresión, ahorro, anotación y redacción basado en las necesidades de cada usuario, sin modificar la versión legal original del documento. Mediante la adición de un control de gestión de derechos digitales en el documento puede procesar el documento como de sólo lectura y control de impresión, navegación, pan control y ahorro dentro de un grupo de trabajo, en los departamentos o con socios y proveedores fuera del firewall.
Conclusión
El proceso de revisión depende del flujo de trabajo de revisión y protocolo establecido por el Consejo. Sin embargo, el uso de estas tecnologías emergentes puede ayudar al proceso de litigio electrónicos modernos, ahorrar dinero y ayudar a activar el análisis en línea, procesamiento y acelerar la colaboración en los datos.