Conectar a través de videoconferencia en línea ha permitido a la red con personas de todo el mundo en cualquier momento. Pero sólo porque es posible no siempre significa que es eficiente. Videoconferencia en línea puede ser tan ineficiente e improductivo como conferencias regulares. Es importante asegurarse de que tomen las precauciones adecuadas y pasos para hacer de cada video conferencia lo más eficaz posible. Aquí están algunas de las mayores cosas que necesitas hacer.
Todos los micrófonos y las cámaras de prueba por adelantado
Dificultades técnicas pueden ralentizar cualquier reunión. Tómese el tiempo para probar todos los micrófonos y las cámaras antes de la reunión. Aproximadamente dos horas antes de la reunión, envíe un mensaje a todos los que planea asistir. Les pido que asegurarse de que todo su hardware es actualizado y funcionando. Así no corres el riesgo de deslizarse un tiempo valioso lejos como algunos miembros luchan por conseguir sus micrófonos en orden de funcionamiento y Ponte sus auriculares.
Todos tienen que llegar cinco minutos antes
Si es una conferencia basada en nube o una conferencia en persona, la vida pasa, y puede hacer que la gente tarde. Como regla general, pedimos que todos los que vienen para la Conferencia por lo menos cinco minutos antes. De esta manera si pasa algo o se detiene el miembro, esa ventana cinco minutos les permite la oportunidad de entrar. De lo contrario, sabes que alguien va a llegar un poco tarde, y añadiendo en gente nueva a la llamada de conferencia de video puede ser perjudicial.
Si encuentras que es difícil convencer a la gente a llegar cinco minutos antes, construir cinco minutos extra a la hora de la reunión. Todavía la gente apareció tarde, pero usted puede demorar a partir de la reunión por un total de cinco minutos o menos. Es mejor no decirle a los asistentes que no empezar la sesión por cinco minutos, porque entonces podrá contar con ese tiempo extra.
Proporcionar notas de reuniones por adelantado
La mejor manera de hacer una llamada de conferencia de vídeo más eficaz y eficiente es asegurarme de que todo el mundo tiene notas de reuniones por adelantado. Las notas de la reunión deberán detallar lo que planea cubrir en la reunión junto con posibles temas que discutir y solicitudes de información. Cuanto puede obtener estas notas hacia fuera, mejor. De esta manera los miembros de la reunión pueden preparar con antelación para la reunión, y que sean capaces de proporcionar aún más valioso contenido. También puede ayudar a Conferencia miembros Mantén al día con lo que está discutiendo y mantenernos en el camino si tienen que salir por algún motivo.
Si está ejecutando la reunión como parte de un negocio o como representante para el dueño del negocio, asegúrese de ejecutar todas las notas de la reunión por el propietario o su superior antes de enviarlos hacia fuera. Evite incluyendo información confidencial o sensible. También recuerda que, en muchos Estados, notas de reuniones pueden contar como documentos oficiales de negocios para los efectos legales. Esto significa que les debe guardar como evidencia de que su negocio ha venido cumpliendo con las formalidades de negocios estado necesario.