Un informe reciente de la AIIM (Association for Information and Image Management), ' ganar las guerras de papel - capturar el contenido y movilizar las tropas proceso, pone el Departamento de cuentas por pagar (AP) entre las organizaciones de áreas de negocio tres primeros desea mover a paper-free. El informe de la AIIM, basado en los resultados de una encuesta de 563 miembros AIIM, también afirma que inversión en automatización de procesamiento de AP está configurada para crecer.
Hay muchas razones que dan las organizaciones por querer avanzar hacia una solución de AP sin papel. Que el Departamento de AP es uno de los más 'ricos de papel' en cualquier organización y manual Accounts Payable procesamiento tiempo consume, susceptible a errores y a menudo son responsables de costosos retrasos comercial parecen ser la línea de fondo.
Retirar la masa de papel y los requisitos para la manipulación física además de la automatización de muchos de los procesos manuales libera personal de AP para concentrarse en tareas más estratégicas. Así como ser capaz de intervenir a descuentos de pago anticipado, los requisitos para eliminar duplicadas facturas y evitar retrasos en los pagos más sus sanciones financieras asociadas son citados como razones para la automatización.
Eliminar los pagos atrasados también ayuda a fomentar mejores relaciones con los proveedores, como más rápido consulta respuesta y pago tiempos de ciclo.
Y junto con la mejora de la eficiencia viene reduciendo los costes de procesamiento como un requisito importante.
Mucho se ha hecho en el pasado de las preocupaciones de las organizaciones sobre los temas de automatización y cumplimiento - pero este miedo parece estar disminuyendo rápidamente. De hecho, el informe AIIM afirma que crear mejores registros para fines de cumplimiento y auditoría trail es visto ahora como una razón más importante para mover a una solución sin papeles que la respuesta más rápida y mejorar la productividad.
Fue interesante leer un artículo, también por AIIM, ' papel vs electrónica: cuando la mejor evidencia no es suficiente ', que describe un caso reciente de la corte en Nueva York. El juez que se pronuncia contra un negocio que no había podido mantener archivos electrónicos después de imprimir la información impresa sobre la base de que se había perdido información que podría haber sido vital para el caso. Como el artículo AIIM dijo, "lo que esto significa es que documentos impresos ya no soporte como dignos sustitutos para la información almacenada electrónicamente encarnan... realmente sólo cuenta parte de la historia y, a menudo, la parte menos importante."
Entonces implementar una solución de gestión de factura reduce costos, mejora la eficiencia, mejora la visibilidad y control y mantiene el cumplimiento legal.
Y automatizar AP a menudo se convierte en el primer paso en un movimiento más libre de papel tratamiento generalmente dentro de una organización. Después de experimentar de primera mano los beneficios de automatización trae, las empresas están deseosos de roll-out de las ventajas en otros departamentos.
Informe de AIIM pone HR (recursos humanos) y correspondencia del cliente como los otro dos departamentos principales organizaciones Mira a automatizar junto con AP. Otras áreas de negocio a menudo identificados como prioritarios para la automatización incluyen cuentas por cobrar (AR), archivo de documentos, servicios al cliente y adquisición y procesamiento de gastos.