Las organizaciones miembros regularmente anfitrión de eventos para sus miembros. Juegan un papel vital en la meta a largo plazo de alta calidad, servicios valiosos a sus miembros y puede ser una parte fundamental de la adquisición y retención de planes de marketing. Los eventos pueden variar dependiendo de la asociación y su industria, pero un montón de eventos comunes incluyen ocasiones tales como:
Educación & de formación
Exámenes
Grupos de redes
Aga
Seminarios
Gestión de reuniones
Conferencias
Galas
Eventos como estos son vitales como parte de su oferta de membresía. Ayudan a mantener una relación entre su organización y miembros, así como entre los propios miembros. En lo referente a eventos como la formación y los exámenes, también proveen una parte fundamental del valor añadido servicio ofrece su organización.
Las asociaciones también a menudo anfitrión galas y conferencias anuales. Éstos pueden ser grandes ocasiones, con todos sus miembros en la asistencia y pueden incluir la gestión de expositores, patrocinadores, ponentes y actividades nocturnas. Conferencias pueden ser la columna vertebral de su membresía ofrece, y como tal probablemente tendrá un equipo separado para manejar estos.
Muchas soluciones de software de membresía ofrecen funciones de gestión de evento, pero muchos de ellos no distinguen entre las redes más pequeñas y eventos de capacitación y las conferencias anuales complejas enormes.
Es vital que cualquier proveedor de solución de pertenencia no sólo entiende la diferencia entre estos eventos más pequeños y la conferencia anual y gala, sino que los apoya por separado dentro de su solución. Las necesidades y requerimientos de cada equipo son muy diferentes y como tal debe atender la solución que los apoya para cada uno.
Los equipos de la Conferencia a menudo tienen las siguientes tareas que el equipo de eventos generales no será:
Gestión de invitación e inscripción: enviando invitaciones a los miembros y garantizar que se pueden inscribir en línea con facilidad
Gestión de alojamiento y viaje: asegurándose de que te puede ofrecer alojamiento a los delegados y si es necesario - asegurando no decena y sabes quién está en qué transporte, cuando están llegando y donde se encuentran de viaje
Gestión microsite: muchos eventos recurrentes tendrá un micrositio dedicado, desde que los encargados del evento pueden agregar toda la información relevante del evento. Esto debe ser fácil de usar y rápida para actualizar
Gestión de altavoz: obtener todos los detalles de los altavoces puede ser difícil - los directores de evento deben gestionar su biografía, resúmenes de presentación, agendas y más
Gestión de patrocinio: promoción de oportunidades de patrocinio y tomando el pago para estas ranuras
Gestión de corriente: con muchos diferentes corrientes, es vital que los delegados pueden seleccionar fácilmente los talleres y presentaciones que son relevantes para ellos
Gestión de habitaciones: Asegúrese de no reservar dos presentaciones al mismo tiempo en la misma habitación. Asegurarse de que tiene todo el equipamiento necesario para cada taller, altavoz y presentación
Catering management: gestión del proceso de restauración solicitudes, pedida y asociada de la logística de abastecimiento
Gestión de la tabla: vender y reservar mesas masivamente y permitan que los delegados cargar sus propios detalles de quién está sentado donde
Event reporting: informes son la columna vertebral de eventos - delegado detalles, informes de alojamiento, catering informes, pérdidas y ganancias y más
Su software de membresía debe atender a conferencias grandes y gestión de gala y tratarlos como una entidad separada a los eventos de capacitación, redes y otros que puede correr su asociación. Busque una solución de membresía que puede ofrecer tal un módulo de gestión integral de la Conferencia.