¿Tienes una lista de ingredientes que constituyen su idea del sistema de almacenamiento perfecto documento?
¿Y antes de ir más lejos, es decir Aléjese de tipos específicos de sistema y preguntar cómo - en un mundo ideal - sería organizar, almacenar y acceder a los documentos que impulsan su negocio?
Gente que hablamos constantemente poner querer eliminar el papel de un proceso impulsado por el documento como una prioridad en la búsqueda de una solución de almacenamiento de documentos. Automatizar el procesamiento por supuesto hará esto - pero automatizar no es sólo acerca de la eliminación física de papel.
Automatizar también significa racionalizar el proceso - y al hacerlo marcando muchos de los otros cuadros en una solución de almacenamiento perfecto deseo-lista.
En primer lugar, decir las empresas, el proceso de almacenamiento debe ser simple, rápido y fácil de usar - quieren deshacerse de esas desbordante bandejas 'presentación', los resultados del personal programación ese trabajo secular odiado 'mañana'.
Es imperativo, también, que el procedimiento para encontrar y recuperar cualquier documento particular es no sólo sencillo, pero también rápida - instant preferiblemente.
Debe ser posible acceder a todos los documentos en un sistema con igual facilidad - y esto significa incluyendo aquellos archivados (y sin necesidad de trepar en el pensionado de sillas y aerotermos antiguos se retiró a la sala de almacenamiento de sótano o tener que viajar fuera del sitio para la instalación del archivo especialmente comisionados).
Las organizaciones están muy enfocadas en ser capaz de asignar preciosos pies cuadrados a su activo más valioso - su personal (y no engorrosas archivadores) - y también están muy preocupadas a reducir los costos de almacenamiento.
Cualquier solución de almacenamiento debe ser legalmente obediente - y todos los comentan sobre cómo nunca quieren tener la molestia de perder un documento nuevo.
Lo que la gente no quiere es tener que mantener un documento físicamente a la vista en su bandeja de entrada como un recordatorio de que el proceso es necesario en una fecha futura. Su ideal es para que el documento a ser almacenados en forma segura y notificado cuando se requiere la acción. Del mismo modo, no quieren tener a mano-escribir instrucciones y cargar un archivo considerable a lo largo de a la persona siguiente en la cadena de procesamiento.
Y por supuesto la seguridad es de suma importancia - no sólo en asegurar que los documentos estén a salvo de peligros físicos tales como incendios e inundaciones, sino también asegurándose de que el acceso está restringido sólo a usuarios autorizados.
Automatización de documentos de la tenencia centralmente, sino haciéndolas accesibles desde cualquier parte en el negocio - a la persona sentada en la mesa próxima, en la habitación de al lado o funcionamiento de una oficina de un continente de distancia - y disponible 24/7.
Documentos pueden también capturar desde cualquier parte en el negocio. Quienes ya están en formato electrónico se capturan automáticamente y pueden escanear documentos en papel y tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se utiliza para extraer los datos esenciales para procesamiento ulterior.
Se pueden definir múltiples niveles de autorización y estableció un sistema de alertas para notificar cuando se requiere la acción. Un documento también puede ser obtenido de diferentes maneras - via número al número/factura/cliente por ejemplo.
Un sistema no sólo es más eficiente, sin embargo, la adopción también reduce los costos - almacenamiento, papelería y procesamiento. Además, utilizando el flujo de trabajo para automatizar algunos del procesamiento manual libera personal concentrarse en el trabajo estratégico más.
Y simple, rápido y fácil de usar. Nuestros clientes opinan así.
¡ - Pero una solución de gestión documental no hace el té.