Procesamiento de textos es vital para muchas empresas, pero es especialmente importante para firmas de abogados. Cualquier empresa puede aumentar su línea de fondo, si puede aumentar la productividad de su procesador de textos. ¿Su bufete utiliza Microsoft Office? ¿Son socios y empleados, cómodo y confiado en sus habilidades de Word? Más a menudo que no recibo respuestas afirmativas a estas preguntas, y aún cuando ahondar más que profundamente encontrar a las personas en cuestión no son realmente aprovechando todas las características de ahorro de tiempo que la palabra tiene para ofrecer.
Aquí es una muestra de las habilidades que usted y su empresa deben utilizar si desea utilizar la palabra eficientemente. ¿Cuántos de ellos ya usas? Tal vez es hora de pensar en organizar algún entrenamiento de Microsoft Word para su despacho.
¿Está usando el comando Mostrar/ocultar?
El comando para mostrar/ocultar está en el inicio de la cinta y permite al usuario ver lo que las pulsaciones de teclado (Enter, Tab, espacio, etc.) se han utilizado en el documento. Esta información es invaluable, especialmente cuando usted está editando un documento que fue creado por alguien más. El autor entró en una nueva página pulsando la tecla Enter varias veces, o ¿ha agregado una página o sección romper? Si presiona la tecla Intro, puede encontrar un bloque de espacio en blanco en el documento al agregar más texto por encima de las pulsaciones de teclado. Si utilizaron una pausa y agrega texto, usted puede encontrar que repentinamente tiene una página en blanco insertada en el documento. El conocimiento es poder y entender el comando Mostrar/ocultar te hará más fuerte.
¿Está usando la barra de herramientas de acceso rápido?
La barra de herramientas de acceso rápido es la palabra equivalente a tener plumas y lápices cerca a mano. Los comandos que en Word se pueden agregar a la barra de herramientas de acceso rápido (QAT). ¿Dónde está el QAT pides? Por defecto pone en la parte superior izquierda de la esquina de la pantalla, justo a la derecha de la palabra azul w el. Viene con los comandos para guardar, deshacer y rehacer. Haga clic en la flecha negra a la derecha de la última orden y usted puede mover la barra de herramientas, por lo que muestra justo debajo de la cinta, o agregar o quitar comandos. Poner los comandos que utiliza con más frecuencia aquí, puede ahorrar mucho tiempo cambiar de cinta a cinta o buscando un comando porque no puede recordar Dónde está.
¿Sabe usted dónde está el portapapeles y cómo utilizarlo de manera eficiente?
Al copiar o cortar contenido, ¿a dónde va? Muchos de nosotros imaginarlo flotando en el ciberespacio hasta que esté listos para utilizarlo. De hecho va al portapapeles. Lanzar el portapapeles antes de empezar a cortar y pegar y verás hasta 24 artículos Haz añadido. Desde el portapapeles puede hacer clic para colocar el contenido en otros documentos, hojas de cálculo, diapositivas de PowerPoint, correo electrónico, o dondequiera que usted necesite ir. La serie completa de Microsoft Office comparte el portapapeles mismo así que es fácil mover el contenido de un programa a otro.
Al copiar y pegar de otro documento o programa, ¿el formato parece correcto?
Usted tiene varias opciones al pegar contenido en documentos. Para acceder a estas opciones, haga clic derecho en el lugar que desea pegar. El menú de clic derecho tiene opciones de pegado que hacen fácil elegir el tipo de formato te quiere automáticamente añadido a los nuevos contenidos. Si eres un fan del Ctrl + V acceso directo, usted puede ir a las opciones de Word para establecer el tipo de formato que va a pasar cuando pegue.
¿Son estilos más que una declaración de moda?
¿Al formatear un documento está todavía utilizando las técnicas tradicionales de formato directas? Esto es lo que llamamos formato se hace vía el menú del botón derecho o el inicio de cinta fuente y párrafo grupo comandos. El usuario de la computadora inteligente utiliza estilos para dar formato a sus documentos. Estilos hacen más fácil para usted mantener su formato de documento consistente y permite modificar el formato de forma rápida y sencilla.
Cuando las cosas van mal en un documento, ¿sabes por qué?
¿Qué haces cuando estás trabajando en Word y ocurre algo inesperado? Si la respuesta es "con calma y rápidamente arreglarlo" Estás en un buen lugar. Si por el contrario se siente su aumento de la presión arterial, pueden beneficiarse de comprender por qué palabra hace lo hace. Confía en mí; no sólo está intentando arruinar su día. Basta con entrar en su cabeza si desea reducir sus niveles de estrés de la palabra.
¿Toma ventaja de contenido reutilizable?
A menudo utilizamos el mismas firmas, cabeceras, párrafos de texto, o mesas de información en diversos documentos. ¿Se recrea estos artículos cada vez que usted los necesita? Galerías de arte de la palabra contengan reutilizables confeccionadas, o puede crear sus propios artículos y añadirlas a las galerías de fácil acceso.
Si se trata de nuevos conceptos a usted y/o a su personal luego entrenamiento en el uso de Microsoft Word podría aumentar drásticamente satisfacción del usuario y la productividad en su oficina.