Tener que lidiar con las montañas de documentos en papel puede ser uno de los mayores problemas que enfrenta una organización. Documentos en papel son caros procesar, puede descolocar o perdido, y más abajo la línea surgen problemas en cuanto a almacenamiento de información.
Un número de tipos de documento tiene una vida de almacenamiento de información definida por la ley - muchos de los que se encuentran en las finanzas son un ejemplo. Las facturas y el IVA relacionado con documentos deben almacenarse para seis años y detalles de PAYE, salarios y registros del impuesto sobre la renta para los tres. Recursos humanos (RRHH) deben asegurarse informes de accidente se mantienen durante tres años y registros refiriéndose a problemas médicos tienen diferentes longitudes de almacenamiento especificado.
Ciertas industrias tienen sus propios períodos de retención definidos para los documentos. GPs están obligados a mantener registros de hasta 10 años después de la muerte de un paciente (o después de que el paciente ha dejado el Reino Unido,) a menos que se quedan en la Unión Europea.
Pero además, cada organización tendrá sus propias necesidades de almacenamiento de documento empresarial.
El reto - almacenamiento de documentos de papel es costosa y difícil de administrar
¿Cuánto espacio valioso tiene su organización para asignar y archivadores - armarios a menudo contiene documentos que pueden ni siquiera mirar otra vez hasta que sacar para ser destruido al final de su vida de almacenamiento? ¿Qué pasa con los documentos que requieren acceso en algún momento? ¿Cuánto tiempo ¿tu equipo de cuentas por pagar (AP) pasa de enraizamiento en cajas de cartón archivo buscando esa factura ilusorio? No importa el tiempo de retardo y los gastos en solicitar y persiguiendo hasta la entrega de artículos archivados fuera del sitio.
Luego están la privacidad y seguridad, cuestiones de protección de datos, y los consiguientes problemas asociados con el acceso a la habitación, cerraduras de combinación - y pierdan las llaves.
Además, qué hay de asegurar la protección de estos documentos vitales del fuego y la inundación? No se necesita mucha agua para arruinar un disco de papel.
Que es donde entra una solución de gestión documental - almacenamiento de documentos electrónicamente, con seguridad y con seguridad, y proporcionar inmediato acceso 24/7 para los usuarios que usted autoriza.
¿Cómo puede ayudar una solución de gestión documental
En el asesoramiento a las organizaciones, HM Revenue y Aduanas (HMRC) dice que registros IVA, detalles de PAYE, salarios y registros de impuesto sobre la renta almacenados electrónicamente deben ser "fácilmente accesibles a usted y a un oficial de IVA" cuando visitan.
Con una solución de archiving de documentos documentos pueden digitalizarse en el sistema, autorizando a empleados - y autorizado la visitas los funcionarios - para localizar fácilmente documentos especificados como y cuando sea necesario.
Sin embargo, el archivo es sólo el comienzo (aunque venga al final de la vida del documento). Es útil, pero hacia el inicio del proceso de captura de documentos y procesamiento de flujo de trabajo de agregar trae más beneficios, ahorrando tiempo y costos.
Por ejemplo, con una solución de gestión de facturas, facturas se almacenan electrónicamente (papel facturas escaneadas al entrar en el Departamento de AP), que permite acceso instantáneo durante el proceso de negocio para resolver consultas inmediatamente, etc y recuperables por IMS o integración de la línea de sistemas empresariales.
Una de las razones detrás de la decisión de la fuerza policial de un Midlands para automatizar su procesamiento de informes del accidente fue la cantidad de espacio físico necesario para almacenar la documentación, registros de accidente (algunas con hasta 30 diferentes documentos) son obligatorios para ser retenido por ley durante 10 años.
Ha sido capaz de perder las filas de archivadores habiendo implementado su accidente automatizado informes de solución de la policía. Pero, además, al invertir en una solución que los documentos en el inicio del proceso de captura, software de flujo de trabajo podría ser incluido para garantizar el cumplimiento de mejores prácticas, eliminar algunos de los trabajos manuales y permitir el equipo monitorear y conocer crítica KPI - todo lo que resulta en un mucho mejor servicio.