Un número cada vez mayor de empresas ha empezado a utilizar soluciones de archiving de correo electrónico y tienen una buena razón para hacerlo. Las reglas federales de Procedimiento Civil (FRCP) han sufrido una modificación en diciembre de 2006 como resultado de las órdenes de la Corte Suprema de los Estados Unidos. Según el Tribunal Supremo, todo tipo de información, incluyendo ésos almacenados digitalmente necesita que se producirá en el Tribunal durante un pleito civil, si así se requiere. Archiving de correo electrónico de empresa ha ganado relevancia tremenda sobre todo después de que esta orden fue aprobada.
¿Por qué es necesario el archivo?
Además de la modificación reciente mencionada en FRCP, hay una necesidad de las empresas en todo el mundo asegurar la protección completa de todos los correos de empresa. Todos los días una empresa corporativa recibe múltiples correos electrónicos que contienen datos relevantes, mensajes confidenciales relacionados con el negocio, las quejas del cliente o apreciaciones y así sucesivamente. Ahora estos correos deben almacenarse adecuadamente para futuras referencias. Un correo electrónico importante que obtiene suprimido puede obstaculizar la reputación de la compañía y su crecimiento y desarrollo. Es por ello que el archiving de correo electrónico es esencial para las empresas.
EDiscovery y demandas legales
eDiscovery se refiere a la utilización de una información de la computadora para producir en el Tribunal de justicia. Según fuentes, la mayoría de empresas corporativas utilizan correos electrónicos para demostrar su inocencia en un pleito legal. Puesto que el máximo comunicaciones escrita hoy ocurre en forma de mensajes de correo electrónico, las organizaciones han comprendido la importancia de guardar todos los correos electrónicos para cualquier uso del tiempo en el futuro. Correos electrónicos empresariales relevantes no deben ser eliminados o modificados por un empleado poniendo la reputación de la empresa en participación.
Ahorra tiempo y coste
Empresa email archiving ayuda a ahorrar mucho tiempo y costo. Profesionales no tienen que pasar tiempo buscando correos electrónicos específicos ya que todos los correos electrónicos se almacena en una base de datos centralizada para facilitar el acceso en cualquier momento. Costo laboral en la búsqueda de correos electrónicos empresariales relevantes es también muy alta ya que los profesionales tienen que dedicar una buena parte de su tiempo buscando para perdió correos cada día!
Administración de almacenamiento
Con un gran número de e-mails inundando las bandejas de entrada todos los días, hay una necesidad urgente entre las empresas de aumentar el espacio de almacenamiento. Mejor de correo electrónico de la empresa soluciones de archiving mejora la capacidad de los servidores de mensajes transfiriendo mayores e-mails a una base de datos centralizada.
Gestión del conocimiento
Además de administración de almacenamiento de información, in-House o basada en cloud email archiving servicio también conduce a gestión del conocimiento eficaz. Envían mensajes de correo electrónico por un empleado o cliente que contiene mensajes importantes, informes, archivos, datos personales, y los accesorios pueden guardarse con éxito para referencia futura. Además, todos los correos electrónicos de un empleado que ha dejado la organización pueden ser vistos y acceder una y otra vez en cualquier momento.
Ninguna compra o instalación
Correo electrónico de la nube basado en servicios de archiving no necesitan ser comprado, instalado o mantenido. Individuos ubicados en diferentes partes del mundo pueden acceder a un servicio para enviar y recibir mensajes electrónicos, 24/7. Así, las empresas pueden ahorrar dinero que anteriormente necesitaban gastar para comprar e instalar a servidores de mensajería internos.
Para finalizar el uso del correo electrónico comunicación seguirán aumentando en los próximos años. Según el "informe de estadísticas, por correo electrónico 2012-2016"llevada a cabo por The Radicati Group Inc., "en 2012, el número de empresas e-mails enviados y recibidos por día total 89 billones. Esta cifra se espera que crezca a una tasa promedio anual de 13% en los próximos cuatro años, llegando a más de 143 billones a finales de año 2016."