Documentos de salud y seguridad pueden variar dependiendo de la naturaleza y el alcance de la actividad de una empresa y los negocios, pero hay documentos de carácter general de este tipo que tienen que estar preparados. Para estar en conformidad con todas las leyes y reglamentos pertinentes, los documentos tienen que estar preparados por profesionales especialistas en el área legal.
Formas que una empresa tiene que tener los documentos de seguridad y salud deben incluir los procedimientos de acción de emergencia descritos en detalle, así como un plan de evacuación para estar preparados en caso de emergencias debido a accidentes o a desastres naturales como terremotos, inundaciones, etc..
Cuando la empresa utiliza la maquinaria, los documentos para estar preparados en este sentido comprenden los registros de inspección y servicio de maquinaria y documentos que prueban que la maquinaria es inspeccionada y reparado como regularmente como sea necesario y cumple con los requisitos de seguridad para el entorno específico y actividades.
Cuando la empresa utiliza sustancias como productos químicos y disolventes que llevan los peligros para la salud y la seguridad de los empleados, los formularios y documentos de seguridad y salud deben incluir una lista de todas las sustancias peligrosas: productos químicos, disolventes, etc.. También debe haber documentos que contienen las instrucciones para los empleados que deben trabajar con dichas sustancias peligrosas durante la ejecución de sus funciones.
Una parte importante del grupo de los documentos relativos a la salud y la seguridad es el grupo de informes que son prueba del gobierno y las autoridades competentes realizan inspecciones. Las inspecciones por el gobierno y las autoridades respectivas comúnmente incluyen la inspección de sanidad, las condiciones de seguridad de fuego, la seguridad estructural de medio ambiente de trabajo - los locales y edificios y estructuras, el cumplimiento ambiental, así como otros informes según corresponda para el respectivo ámbito de negocios de la empresa específica.
La documentación relacionada con la salud y la seguridad también puede variar dependiendo de la edad y el estado de los empleados de la empresa específica. Puede haber más detalladas, diferentes o complementarias de documentos y formularios con respecto a los empleados que son los trabajadores jóvenes, o jóvenes que son menores de 15 años. Puede haber también específicos de salud y documentos de seguridad y formularios cuando los empleadores participan subcontratistas, voluntarios o personas que están experimentando en la capacitación para el trabajo. La documentación de accidentes y lesiones es otra parte de la documentación relativa a las normas de seguridad y salud: incluye documentos que están relacionados con la salud y la seguridad de los empleados de una empresa específica.
La importancia de los documentos pertinentes de seguridad y salud y formas es alta, porque con la ayuda de estos conjuntos de documentos redactados por abogados profesionales conforme a todas las leyes y reglamentos los empleadores pueden garantizar el ambiente seguro y saludable en el trabajo. La disponibilidad de dicha documentación que garantiza que todos los empleados han sido instruidos correctamente y toda la maquinaria y equipos son atendidos regularmente es una garantía que la que necesita medidas se han tomado y se toman para evitar accidentes graves y costosos. Con la ayuda de dicha documentación los empleadores pueden asegurar la mayor retención de personal y aumentar la productividad y la eficiencia en el trabajo.