Continuamos nuestro examen detallado de las prácticas de mantenimiento de registros adecuados al revisar elementos adicionales relativos a las distintas categorías que requieren conservación y las sanciones para el mantenimiento de registros negligente.
9 Formas
La reforma de inmigración y Control Act (IRCA) prohíbe la contratación de extranjeros ilegales. Los empleadores deben llenar un formulario I-9, la inmigración y formulario de naturalización de verificación de elegibilidad de empleo. Debe incluir información sobre la identidad y permiso de trabajo de todos los empleados. No cumplir con estos requisitos puede llevar a sanciones civiles y penales incluso. Aunque no es obligatorio según la ley, guardar copias de corroborar documentos de autorización de identificación y trabajo además de los formularios I-9 es recomendable.
Registros deben guardarse durante 3 años después de empleo y/o un año después de la terminación, que ocurra más tarde. Los registros deben guardarse en un archivo común o colectivamente guardado electrónicamente para todos los empleados en lugar de estar en archivos individuales del personal.
Beneficios de empleado datos
Ley de seguridad de ingresos retiro de empleado (ERISA) supervisa la jubilación y otros beneficios para empleados. Los empleadores deben conservar registros de avisos de Cobra, registros los datos complementarios en la descripción resumida del plan (SPD), registros concernientes a la elegibilidad para beneficios según ERISA y anual para todos los planes de beneficio.
Registros generalmente se guardará durante seis años después de la terminación del empleo, aunque los documentos relativos a la determinación de elegibilidad para beneficios deberían mantenerse tanto tiempo como relevante.
FMLA/CFRA
El FMLA (familia y Medical Leave Act) permite derecho empleados hasta 12 semanas de licencia sin sueldo en un plazo de 12 meses, en función de criterios familiares médicos y particulares. Registros generales con respecto a las solicitudes deben guardarse en archivos de personal. Las especificaciones de requisitos médicos y detalles de pedidos, incluyendo diagnóstico deben colocarse en archivos de médico o de salud del empleado.
Documentación pertinente debe conservarse durante un período de 4 años, conforme a la FMLA, la ADA y la CFRA (Ley de derechos de familia de California).
Registros de salud de empleados
Registros de salud de empleados incluyen toda la documentación de drogas y alcohol, pruebas de registros, exámenes preocupacionales, lesiones de trabajo o muertes (formas de OSHA 300, 300A y 301) y registros médicos específicos.
Resultados de los exámenes médicos son confidenciales y deben almacenarse separadamente de otros registros. Registros de cualquier examen médico requerido por OSHA o resultantes de la exposición a sustancias tóxicas o peligrosas deben conservarse para 30 años después de la terminación de empleo. De lo contrario, se deben guardar registros de salud de empleados por 5 años.
Compensación de trabajadores
Cada reclamo de lesión de trabajo debe guardarse en un archivo que incluye el nombre del trabajador, número de reclamo del administrador de la demanda, la fecha de la lesión, una indicación de si la reclamación es una indemnización o reclamación sólo médica, un certificado de consentimiento para protegerse si es apropiado y una nota si ha habido una denegación.
Documentación sobre compensación deben conservarse durante 5 años desde la fecha de la lesión o 1 año a partir de la compensación de tiempo pasada fue entregado al empleado.
¿Que debe conservar los registros?
Todos los empleadores están obligados a mantener registros relacionados con el ciclo de vida de un empleado y para guardar la documentación de conformidad con las regulaciones federales y estatales. Sin embargo, algunas excepciones existen en base al número de empleados de la empresa. Los empleadores deben consultar con su Departamento de recursos humanos para obtener detalles.
Multas y sanciones
Violación de las prácticas de mantenimiento de registros requeridos puede incurrir en multas de hasta $70.000, así como penas de prisión que varían según la violación específica. Las frases son a menudo "por el incidente," que generalmente incluye todos los incidentes que ocurren a cada empleado.
Resumen
Comprender el estado y las leyes de empleo federales que requisitos de mantenimiento de registros de unidad es esencial para cumplir con ellos. Mantenimiento de registros de dominio también ayudará a defender las acciones y decisiones de empleo y facilitar la gestión de recursos humanos eficientes y eficaces. Aproveche de consultores de recursos humanos para la dirección y observar la documentación inteligente y mantenimiento de registros para una compañía organizada y segura.