Uno de los más importantes y quizás el más incomprendido, de todas las prácticas de empleo es empleado documentación. Numerosas leyes estatales y federales, incluyendo la Fair Labor Standards Act al título VII de la ley de derechos civiles, requieren los empleadores a conservar registros de empleados por un período estipulado de tiempo. Además de documentos oficiales en relación con cuestiones como el salario y la información de hora, documentación sobre el desempeño de los empleados, comunicación con clientes o proveedores, formas 9 y nóminas de empleados también son cruciales, proporcionando evidencia legal en caso de necesidad.
Muchos empleadores no comprenden la importancia de la documentación. Eventos que no están documentados serán considerados non-events, como si nunca ocurrieron. Incluso a los empleadores que comprender la importancia de mantener registros no siempre hacen suficiente esfuerzo para mantener la documentación adecuada para defenderse en caso de necesidad se presentan. Los empleadores pueden terminar en la corte, apasionadamente afirmando que hablaron con sus empleados sobre una materia particular en varias ocasiones, sin ninguna evidencia para sustentar su acusación. Un empleador sabio va a dedicar tiempo y esfuerzo hacia la documentación apropiada.
El valor de la documentación
Documentación presenta pruebas concretas de los datos, hechos y acciones en caso de investigación, arbitraje o litigio, proporcionando protección a empresas y empleados. Documentación ofrece prueba de que las decisiones relativas a la situación de un empleado únicamente se basaron en desempeño laboral y otros temas relacionados. Por el contrario, documentación protege a empleados de afirmaciones falsas de supervisión con respecto a la falta de rendimiento.
¿Qué es documentación?
Documentación es la denuncia formal de evaluaciones, observaciones, incidentes y hechos de cualquier situación particular o comunicación. Puede incluir videos, grabaciones de audio y similares, aunque la forma más común de documentación es la palabra escrita.
Documentación no generalmente requieren firma del empleado, excepto en casos específicos como al recibir un manual, entrenamiento o posiblemente una advertencia disciplinaria.
Cuando documentar
Los administradores deben tener cuidado para grabar eventos tan pronto como viable posible. Los estudios demuestran que la memoria de una persona comienza a desaparecer o cambiar tan pronto como 15 minutos después de que ocurra un evento. Documentación grabada con prontitud se considerarán más creíble y confiable.
Elementos de documentación
Documentación debe incluir la fecha que se produjo el evento, la fecha de redacción de documento y los nombres completos y títulos de las partes involucradas. Los administradores deberán registrar el testigo de la violación o el tipo de evento observado, incluyendo fotocopias de pruebas y datos pertinentes específicos.
Objetivo y específico
En el registro de documentación uno debe intentar ser muy específicos, sin embargo siguen totalmente objetiva, procurando atenerse a los hechos. Los administradores deben evitar exageraciones y alejarse de "opiniones". "Jake evita todo contacto con los ojos durante la reunión," es una observación objetiva de la conducta, mientras que "Jake parecía estar engañando a mí," sería considerado una opinión que carece de evidencia de apoyo.
En nuestro próximo post, aclaramos que situaciones e incidentes requieren documentación y localizar errores de documentación común vale la pena evitar.