A medida que las empresas crecen año tras año también lo hace la montaña de documentos digitales flotando en diversos (y a veces oscura) carpetas en los servidores. En muchos casos, varios empleados pueden usar los mismos documentos en muchos departamentos.
Documento de colaboración
Dado que casi todo lo que hacemos en estos días se almacena en un ordenador, portátil o dispositivo de mano ¿cómo puedes asegurarte de que el mismo trabajo no se duplica una y otra vez porque los empleados son conscientes de que un documento similar, imagen, video etc. ya existe en algún lugar en los servidores de la compañía?
Al igual que tiene sentido utilizar archivadores para el almacenamiento de documentos originales, tiene sentido igual para almacenar documentos digitales en alguna forma de sistema de información gerencial (MIS).
Sin embargo, ¿tiene tiempo para perder en la creación de una unidad de almacenamiento universal o carpeta a la que todos los empleados necesarios tienen acceso? Además, ¿cómo puede estar seguro de que el mismo documento no se almacena más de una vez, bajo un título diferente?
Sistemas de gestión de contenidos
Cuando las empresas no tienen espacio para almacenar sus propios documentos originales, ellos serán normalmente externalizar esto a una empresa de almacenamiento de documento seguro. Sin embargo, ¿sabía que también puede usar el mismo tipo de instalaciones de almacenamiento para sus productos y documentos digitales?
La belleza de la subcontratación a una empresa de almacenamiento de documentos especializados es que serán capaces de organizar sus documentos etc. de una manera que facilita a los usuarios buscar en el contenido de los documentos no en títulos o etiquetas. Esto hace que buscando información de los usuarios más amigables - suponiendo que se almacena toda la información relevante en este sistema o lugar.
Estos sistemas de almacenamiento son generalmente llamados 'Content Management Systems' (CMS) pero a menudo están limitados por la calidad y medida de la información en realidad ser almacenada en ellos y tradicionalmente, las búsquedas hechas en estos tipos de sistema no siempre son fáciles de usar.
Donde muchas personas están usando la misma información y tal vez añadiendo o que se modifica el resultado puede ser un conglomerado de diferentes versiones del mismo contenido.
Administración de activos digitales
Utilizando una caja de depósito hace contenido gestión del Grupo compartido archivos un poco más fáciles, pero todavía tiene que haber una gestión de procesos empresariales en el lugar para asegurarse de que los documentos son actualizados correctamente y no sólo duplicar. Las empresas necesitan tener una estrategia digital para ocuparse de la gestión de sus activos digitales.
El uso de software de gestión de activos digitales puede agilizar el proceso de almacenamiento de información digital, comparando nuevos documentos con los archivos actuales y actualizar las versiones almacenadas; duplicación de documentos y almacenarlos con diferentes nombres o números de versión.
Buscar dentro de archivos
Un beneficio adicional de este tipo de sistemas es que los usuarios pueden normalmente buscar en el contenido en archivos, con búsquedas de texto completo, así como los tipos tradicionales de búsquedas por cliente, numero de trabajo, categoría etc.. Esto aumenta el flujo de trabajo permitiendo a los empleados extraer la información que necesitan en un espacio muy corto de tiempo.
Permanecer delante de la competencia siempre es un aspecto muy importante de la gestión empresarial y el más rápido los documentos pertinentes, sobre las tendencias y estrategias de marketing, se encontró entonces más fácil es para mantenerse al día con e incluso superando a sus competidores. Cuando los empleados dedican menos tiempo buscando la información necesita tendrán más tiempo para producir el trabajo necesario para garantizar que el negocio siga siendo rentable y rentable.