Para implementar estrategias de gestión de documentos, es necesario para que la transición sea suave. Las empresas profesionales que se ocupan de automatización de oficina pueden ser de gran ayuda. Una vez que lo lleva a bordo, primero examinará sus necesidades. Fuera de esto, ellos serán capaces de desarrollar una serie de soluciones. Por último, la responsabilidad será en implementar sus recomendaciones. Se trata de invertir en equipos como exploradores y servidores. También se encargará de formación para sensibilizar a su personal en procesos como la Digitalizacion, almacenamiento y recuperación de documentos. También debe crear políticas para administrar el proceso.
Identificar y determinar los usuarios: identificar qué unidades más utilizan documentos en papel. Evaluar toda la organización e identificar una o varias unidades cuyas operaciones son papel intensivo. En la mayoría de los casos, recursos humanos, cuentas por pagar, áreas de recepción y control de crédito son lugares. Muchos documentos pasan a través de estas áreas. Iniciando el proceso de implementación aquí, se pueden observar las áreas que necesitan fina sintonía antes de ampliar a toda la organización. También puede asignar estas áreas para la automatización del flujo de trabajo.
Determinar quién otorgar acceso a los documentos escaneados. Algunos documentos son sensibles en la naturaleza. Esa es la esencia de la gestión documental. Usted no puede permitirse el lujo de dejarlos a la intemperie para que todos puedan leer. Esto requiere un plan garantizar dichos documentos. Por ejemplo, la gente haciendo facturación no debe tener acceso a expedientes de los empleados en horas. Por lo tanto, con consultas, decidir quién lo ve. También debe tomar una decisión en cuanto a si estos documentos pueden consultarse en cualquier momento del día o de noche. Puede limitar esto a sólo las horas de trabajo.
Mapa de su flujo de trabajo contra los recursos disponibles: mapa de flujo de trabajo de la empresa. Tomar una decisión sobre la conveniencia de centralizar el documento escaneado o no. En caso de una organización grande con sucursales en la ciudad o en otras regiones, determinar cómo acceden los documentos que les ayudará a llevar a cabo sus funciones diarias. Automatización del flujo de trabajo es otra área importante. En lugar de los usuarios tomar decisiones sobre cómo distribuir documentos, crear reglas y colocar techos por ejemplo usar cantidades de factura.
Considerar si tiene suficiente personal para documentar el trabajo de análisis. Recuerde, que tienen sus deberes regulares del día a día. Sin embargo, en situaciones donde hay un equipo completamente estirado, lo mejor es externalizar el servicio. Alternativamente, usted puede tener el proveedor de soluciones de gestión de documentos crear para usted un sistema híbrido.
Instrumento: El equipo tercerizado puede empezar con esos documentos en el back office, es decir, archivadores y cajas de documentos. Por su parte, el equipo analiza lo que está entrando actualmente según las reglas de automatización del flujo de trabajo. Después de resolver todos los aspectos mencionados anteriormente, ahora puede entablar negociaciones con un proveedor potencial. Proporcionarles un organigrama detallando su proceso de negocio. Discutir sus deficiencias, eventualmente y las medidas para resolverlos. Formularios electrónicos (E-forms) son una parte esencial de este proyecto. Siempre ir para una solución personalizada no aquella empresa A o B está utilizando.