Tengo un archivador muy grande y no me gusta la presentación. Todos los días, estoy inundado con nuevo correo, correo basura, facturas, registros médicos, folletos, manuales, tareas escolares, inversiones. Llámalo. Estos documentos terminan apilados en montones sobre mi archivador. Siempre digo yo, "Mañana, a cuidar de esto." Sabes lo que pasa. Mañana nunca viene.
Ser un friki techy, decidí ver si sólo podía almacenar todos mis documentos en mi Mac. Espacio en disco duro es tan ridículamente barato que tiene el potencial para cambiar realmente la manera de que ocuparse de mi tsunami de papel.
Trataron una serie de posibles soluciones. En vez de aburrir con mi ensayo y error, voy a darte lo que me ocurrió. No dude en adaptar lo que estoy mostrando aquí para satisfacer sus propias necesidades.
Para comenzar, usted necesita un Mac. Bueno, yo u no necesita realmente un Mac pero esta guía es sobre todo de hacerlo con un Mac. Si tienes un PC, lo sentimos, necesita buscar en otra parte.
Metiendo papel de Mac
Bueno, por lo que pasó la primera prueba. Tienes un Mac. Ahora, usted necesita obtener el documento en tu Mac. Hay un par de maneras que usted puede hacer esto.
Smartphone
Empecé experimentando con mi archivador digital utilizando mi iPhone. ¿Tomo una foto de un documento y guardarlo en mi Mac. Si sólo están jugando y ya tiene un iPhone puede hacer todo lo que voy a mostrarte. El único inconveniente es la tomografía computada velocidad y calidad.
Todo en una impresora / escáner de superficie plana
Hay una carga de barco de todos en un escáner en el mercado. Generalmente hacen una hoja a la vez en un escáner plano. El high-end un poco más que doble caras hojas y tiene un alimentador de documentos. Usar una impresora Canon (TK) que funciona muy bien y hace un trabajo razonablemente bueno de escaneo de documentos. Una vez más, el mayor inconveniente de esto es la velocidad.
Un lleno en el escáner de documentos
Se trata del Mac daddy si vas a ir sin papel. Estos escáneres están diseñados para cortar a través de pilas de documentos como la mantequilla. Hay algunos en el mercado. Personalmente he mirado en el escáner aseado y el escáner Fujitsu. Ambos will rock your world. Puede analizar hasta páginas TK por segundo.
Para mi archivador digital, utilizo el escáner aseado.
Software
Para la configuración más simple, no necesita invertir mucho en el software. Si vas con cualquiera de los escáneres que he mencionado más arriba, vienen con software para conseguir el papel en tu Mac. Además de eso software, para la presentación de le necesita unas cuantas cosas más.
Dropbox
Dropbox es una maravilla. Si usted no lo tiene todavía instalado en su Mac está realmente perdiendo. Dropbox crea una carpeta en tu Mac. Cuando usas tu carpeta de Dropbox archivos aparecen mágicamente en cualquier otro dispositivo que usted ha conectado a su cuenta de Dropbox. Es una manera impresionante para compartir archivos entre Mac, iPhones y iPads.
Otro Software opcional
Este software no es necesario, pero hará su vida un poco más fácil. Les daré una breve descripción de cada aquí. Más tarde, cuando estamos hablando del flujo de trabajo podemos hurgar en cómo usar cada uno.
Hazel
Pensar en Hazel como su ayudante. Reloj avellano carpetas y tomar acciones en archivos basados en reglas. Lo uso para ver archivos con nombres de archivos específicos y automáticamente los archivos en los lugares apropiados en mi archivador digital.
TextExpander
Expansor de texto es una utilidad que te permitirá crear métodos abreviados de teclado para duplicar las tareas repetitivas. Por ejemplo, si te encuentras escribiendo su dirección mucho, crear un fragmento de texto Expander como addr entonces, cuando escribe addr, expansor de texto lo reemplazará con su dirección completa.
GoodReader
Si tienes un iPad, Goodreader es una utilidad impresionante para ver todos los archivos PDF que va a crear y almacenar en su archivador Digital. Es uno de ésas Ejército suizo cuchillo iPad apps que utilizo literalmente todos los días.
Preparación para el trabajo
Antes de comenzar la presentación digital, vamos a entrar a nuestro sistema establecido. Si todavía no lo has hecho, instalar Dropbox y crear una cuenta de Dropbox.
Crear una carpeta llamada "escanea de 1" en su carpeta de Dropbox. Esto actuará como su bandeja de entrada. Yo uso el número 1 en el título para que siempre aparece en la parte superior de mi lista ordenada. Esto es especialmente útil cuando se utiliza esto en tu iPad y iPhone.
Crear una carpeta de "Registros" en Dropbox. Se trata de su cabinete. Una vez creada esta carpeta, organizarlo de todos modos usted quiere. Esta es la estructura que utilizo. Carpeta Personal de archivo de registros (es decir, médicos)
No dude en utilizar cualquier estructura crees que funciona mejor para usted. No vaya demasiado locos con carpetas anidadas organizados aunque. ¿Por qué? Bien, recuerde que se trata de un sistema digital. Puede utilizar Spotlight para buscar cualquier documento que desee.
Si está utilizando los escáneres aseado o Fujitsu que el software viene con software de indices de caracteres ópticos (OCR). Este software convertirá la imagen digitalizada en texto real que está indexada por el sistema. Por lo tanto, algo de preocupación sobre dónde está su última factura de teléfono, ejecuto Spotlight y tipo 2013 April Verizon y