Mantenimiento de registros juega un papel esencial en la gestión de cualquier empresa. Una amplia gama de información sobre empleados debe preservarse por numerosas razones. Esto incluye la posibilidad de facilitar la gestión eficiente y eficaz de los recursos humanos, para defender las decisiones de empleo cuando sea necesario y con numerosas leyes federales y estatales.
Todos los registros deben mantenerse por un mínimo obligatorio de años. El tiempo a que varia de documento documento, sino en todos los casos, los empleadores deberían garantizar que los registros se guardan en un lugar seguro y seguro que sólo es accesible personal autorizado. Una vez que le permitirá ser desechada, debe tenerse cuidado que destruyeron de manera apropiada, ya sea por trituración, totalmente borrado de almacenamiento digital, o de otro tipo.
Un análisis detallado de las distintas categorías de registros que requiere la preservación es la siguiente:
Expedientes de contratación
Expedientes de contratación incluyen anuncios externos e internos anuncios para posiciones abiertas, las solicitudes de trabajo presentado a las agencias de empleo, vuelve, aplicaciones, evaluaciones de entrevista, pruebas de pre-empleo y controles de referencias. Los registros de un individuo que uno decide contratar deberán presentarse en su archivo personal. Si un empleador no contratar a la persona, deben almacenar los registros en un archivo de candidatos.
Documentos relativos a la contratación de registros deben tener un mínimo de dos años después de concluida la relación laboral, como impulsada por título VII, FEHA, ADA y la ADEA.
Archivos de personal empleado
Archivos de personal empleado deben incluir título del trabajo del empleado, clasificación y descripción. El archivo debe contener también la carta de oferta de empleo, el rendimiento observaciones y evaluaciones, promociones, degradaciones, registros de asistencia, avisos de excedencia, avisos disciplinarios, traslados, despidos y recuerda, formación, pruebas (incluyendo certificados), las solicitudes de adaptaciones razonables y acuses de recibo de empresa política y manual.
Los archivos de personal deben conservarse en un lugar muy seguro para una duración de 3 años después de la terminación de la relación laboral.
Registros de salarios de empleados
Registros de salarios de empleados incluyen tablas de cálculo de tasa de salario, pieza tarifas, de empleado horas y días, tarjetas de tiempo, cambio de horarios y registros de clarificar el salario diferencial entre sexos.
Los empleadores deben conservar registros de salarios de empleados durante al menos 4 años, según el código laboral de California, EPA (Ley de remuneraciones iguales) y la FLSA (laborales justas y Standards Act).
Registros de nómina
Registros de nómina constan de nombre, fecha de nacimiento, dirección, SSN, definición de trabajos, términos y condiciones de empleo, tasas de pago, contratos de Unión y empleado, certificados de trabajo infantil y avisos, principio y al final de cada semana de trabajo, total todos los días y horas de período de pago, salarios totales pagados cada nómina, salario neto y deducciones, períodos de comida y split-cambio horarios.
Registros de nómina deben conservarse durante al menos 4 años después de la terminación de la relación laboral.
Polígrafo de empleado
Aunque la ley de protección de polígrafo de empleado (EPPA) generalmente restringe el uso rutinario de las pruebas del detector de mentiras, se utilizan tanto como en una investigación de robo de empleado.
La ley exige que los empleadores guardar una copia de la declaración a los empleados, indicando la razón de la prueba, el incidente bajo investigación, la pérdida por el empleador, el aviso entregado a un poligrafista nombrando a la persona o personas que se examinará la naturaleza de acceso del empleado a la persona o propiedad bajo investigación y toda la documentación relativa a la prueba real.
Una declaración afirmando que se solicitó un examen puede ser colocado en los archivos de personal, pero los restantes relacionados con documentación debe ser almacenado en un archivo confidencial y separado por un mínimo de 3 años.
Como siempre recomendamos con estos sensibles y derecho del trabajo complejo, es mejor consultar con un profesional RRHH consultoría firma o especialista para revisar las políticas y confirmar sus prácticas de conservación de registros están en cumplimiento.
En nuestro próximo artículo, vamos a continuar nuestra investigación de los diferentes registros que requieren conservación, examinar las excepciones a las prácticas estándar de mantenimiento de registros y descubrir las consecuencias de la negligencia de registros contables.