El proceso de inscripción formalmente entra un elemento en la colección de un museo. El proceso puede variar dependiendo el Museo y el tipo de elemento. Mayoría de los museos incluye los protocolos accessioning como parte de su documentación que a veces se conoce como la política de gestión de colecciones.
Inscripción es más que aceptar la propiedad de un elemento. El proceso comienza con la determinación de si el elemento o elementos se ajusta con la misión del Museo. No todos los elementos a su disposición a un museo se ajusta dentro de la colección del Museo. Por ejemplo, un museo dedicado a la época de la Guerra Civil americana no podría aceptar artefactos de la II Guerra Mundial. Generalmente, el personal del Museo considera los artículos a la luz muestra actual y muestra futuro previsto.
El proceso de accessioning también establecer la autenticidad y la historia del tema. Esto se refiere a veces como establecer la procedencia de los artículos. Esto es especialmente importante para los artículos que eran propiedad o utilizados por figuras históricas o en circunstancias históricas. Esto puede ser difícil establecer y requerir declaraciones juradas de personas que atestiguan los hechos que rodean el tema. El proceso accessioning recopila esta información, demuestra su validez y mantiene los documentos como prueba de procedencia. Esto es fundamental para establecer la importancia de la pieza dentro de la colección. También se convierte en parte del registro histórico del Museo.
Los museos tienen también la obligación de determinar la titularidad de los elementos y la autoridad de la persona que presenta el elemento para transferir el título durante el proceso de accessioning. Esto puede ser un asunto difícil comprobar especialmente en situaciones cuando se trata de una finca. Artefactos de propiedad de una persona fallecida pueden ser transferidas a un museo por los herederos. Sin embargo, si algunos de las herederos de la disidencia, pueden surgir problemas de propiedad. En otros casos, la propiedad de algunos artefactos puede ser difícil de establecer, ya que los elementos fueron adquiridos años antes.
Otra obligación del Museo consiste en verificar el cobro del elemento. Algunos artículos asociados con especies en peligro de extinción junto a los objetos que pueden haber extraído de yacimientos arqueológicos ilegales puede restringidas. Restos de indígenas americanos están también sujetos a repatriación a la tribu o descendientes de la tribu. Las restricciones y regulaciones varían con el tipo del artefacto. El Museo en el proceso de inscripción puede ser diferente según el elemento. A veces se consultan a expertos en campos de especialidad.
Los procesos finales de inscripción implican comúnmente documentar la condición y la apariencia del elemento. Este paso también puede incluir medidas de conservación para preservar el tema y evitar el deterioro del elemento. En otros casos, el elemento puede ser restaurado a un estado anterior. Pinturas, por ejemplo, pueden ser reformuladas para apariencia apropiada. Los conservadores de la colección también proporcionan el mejor almacenamiento posible condiciones diseñadas para evitar cualquier deterioro más del tema. Esto implica comúnmente almacenamiento de temperatura y humedad controladas asegura condiciones. Los niveles de humedad y las temperaturas adecuadas varían dependiendo de los materiales pero son siempre estrechamente controlados y monitoreados.