Bevor wir kommen in welche Kosten-tracking-Software für Ihr Unternehmen tun kann, nehmen wir einen Schritt zurück und sehen, was das normale Verfahren für ein Reisender Executive Senden einer Spesenabrechnung und behaupten, Erstattung und die Rolle des Rests der am Prozess Beteiligten.
Die Reisenden Mitarbeiter ersten Bestellanforderungen für die Reise entweder per e-Mail oder mit einer Papier-Anwendung. Der Vorarbeiter die Anforderung genehmigt und der Mitarbeiter geht an die Drittanbieter-Reisebüro und die Währung für Ausflüge für Reisen buchen und einige Währung bzw. Zeichnung. Sobald zurück von der Reise der Mitarbeiter dann oben eine Spesenabrechnung mit Tabellenkalkulationssoftware eingibt, fügt die entsprechenden Belege und sendet das gleiche an den Manager. Der Manager überprüft den Bericht und leitet es an dem Buchhalter, der dann die Erstattung-Forderung erfüllt.
Wie wir sehen können, gibt es verschiedene Tools verwendet wird, um den Vorgang abzuschließen und in einigen Fällen sogar mit Außenstehenden. Was sind die Probleme mit diesem Ansatz?
Erstens ist Kosten Berichterstellung keine einfache Aufgabe. Wie die Anzahl der Ausgaben zu erhöhen, führt also die Arbeit des Mitarbeiters, Produktivität zu töten, wie diese arbeiten, die eine Nebentätigkeit am besten ist, mit Verantwortlichkeiten einmischt.
Als nächstes können Dritte zu einem Anstieg der Kosten führen.
Dann kommt Belegmanagement, wo Mitarbeiter müssen sorgfältig sammeln und halten jedem Empfang, um sie später mit der Spesenabrechnung zu übermitteln. Alle fehlenden Eingang führt zum Mangel an Zahlung.
Und dann gibt es eines der größten Probleme mit diesem Prozess - mangelnde Sichtbarkeit. Wegen der mehrere Systeme am Arbeitsplatz ist Transparenz über den Prozess sehr schwer zu erreichen. Um alle Berichte vorzubereiten, hat Daten aus mehreren Quellen gesammelt, die eine Mammutaufgabe an sich.
Schließlich wird dieser langatmigen Prozeß ohne viel Hilfe von Technologie enorme Arbeitsbelastung für alle zu schaffen.
Was ist die Alternative?
Die Alternative ist die Verwendung von online-Kosten-tracking-Software ist eine Web-basierte Software-Anwendung, die mit der Verwaltung von allen Aktivitäten über eine einzige Oberfläche hilft. Es automatisiert arbeiten und spart Zeit für die Beteiligten. Es gibt auch die Mitarbeiter bequem und weniger Zeitnahmen-Optionen für die Zubereitung von Pre-Trip-Bestellanforderungen, Spesenabrechnungen und Belegmanagement.
Denn es ein zentrales System ist, Berichterstattung, auch einfacher wird. Die Software kommt mit eigener reporting-Modul mit erlaubt Benutzern, Vorbereitung von Berichten in kürzester Zeit mit wenigen Klicks. Da es sich um eine online-Anwendung ist, kann es von überall zugegriffen werden, das ist ein Segen für Reisende Mitarbeiter. Sie müssen nicht warten, bis sie kommen zurück, alle Kosten, die auf einmal vorzubereiten. Sie können Ausgaben erstellen, wie sie sie und fügen Sie ein Foto des Eingangs als Beweis.
Zusätzliche Reise-Buchungsmodul kann diese Software zu beseitigen die Notwendigkeit, Dritter Hilfe suchen hinzugefügt werden. Benutzer können ihre Tickets selbst mit einem vertrauten Buchungsmaschine einfach buchen. Alles in allem wirkt es als Single-Stop-Shop für alle Kosten-Management-Aktivitäten.