Die Mehrheit der Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen, die wichtige Informationen kümmern muss ein gutes Dokument-Management-System. Auf diese Weise können sie schützen, Datei, teilen oder wichtige Informationen abrufen. Aber was bedeutet Dokumentenmanagement?
Es ist ein organisiertes System verarbeitet, speichert oder gewinnt Dokumente und die im Inneren enthaltenen Informationen. Bei Kopien oder Papierdokumente ist der Prozess bekannt als Füllung.
Die Idee des Dokumenten-Management ist eine moderne Version von Techniken, die die Elektronikfertigung, Abruf und Speicherung von wichtigen Dokumenten und Dateien gehören. Auf diese Weise wird eine gewisse Sicherheit auf diese Dateien bereitgestellt. Aber Dokumenten-Management bedeutet nicht nur gedruckte Dokumente oder Dateien gescannt. Dazu gehören auch e-Mails, Video-oder Audiodateien, Berichte, Faxe, Grafiken, Schriftarten oder andere Art von Bildern.
Die Software-Umgang mit Dokumenten-Management war ursprünglich, Papier in den Büros zu senken. Wenn realisieren, dass dieses Modell schwierig war zu perfektionieren, enthalten neuere Versionen elektronische und Papier Dateimanagement. Da jedes Unternehmen seine eigenen Bedürfnisse hat, wurden die Managementsysteme erstellt, um bestimmte Aspekte der Verwaltung oder aussortieren Informationen zu behandeln.
Nehmen Sie zum Beispiel den Bankensektor. Die Banken müssen nicht mehr abgebrochene Kontrollen zusammen mit Kontoauszügen zu senden, können sie digitale Kopien der Prüfung machen und bei Bedarf drucken sie sie. Natürlich behält die Bank auch eine Kopie für die Datensätze. Echte Kontrollen können an einem privaten Ort beibehalten oder je nach Bedürfnisse und Wünsche der Bank zerstört werden.
Ein weiteres Beispiel sind die Werbeagenturen. Statt Premium Speicherplatz für Präsentationen oder Storyboards zu verwenden, wandeln sie sie in digitale Informationen. Sogar die komplexeste Anzeigenkampagne kann wann immer erforderlich setzen in ein paar von Dateien und Ordnern, auf dem Computer gespeichert und abgerufen oder drucken.
Dokumenten-Management kann das Leben eines Büros wirklich viel leichter machen. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, leichter mit Hilfe eines Systems zu arbeiten, die klassifiziert und speichert Informationen jederzeit zugänglich zu machen. Mit Dokumenten-Management sparen Sie Zeit, Platz und Geld. Nicht zu vergessen, dass es auch den Stress am Arbeitsplatz reduziert und erhöht die Wirksamkeit.
Open-Source für individuelle Bedürfnisse
Open-Source-Software bezieht sich auf Computerprogramme, die einen geschützten Quellcode nicht enthalten. Dies bietet den Nutzern die Möglichkeit zu sehen, die Art und Weise, die ein Programm erstellt wird, und den Code zu ändern, um ihren persönlichen Anforderungen entsprechen. Diese Art von Software ist eine gute Alternative zu proprietärer Software. Der letztgenannte Fall der Source Code ist oft geschützt, verhindert unerwünschte Änderungen und reverse Engineering.
Ein Dokumenten-Management im Hinblick auf open-Source-System umfasst auch Content Managementsysteme. Dieses Feature ist ein großes Hilfsmittel bei der Datenspeicherung in einem Unternehmen, der verwendet wird. Ein Unternehmen nutzt ein CMS um ermöglicht remote-Zugriff sowie die Informationen von einem Ort zum anderen. Aber es kann auch helfen, wettbewerbsfähig Management für Dokumente in eine Vielzahl von Möglichkeiten.