Ein Schlüsselelement für die effektive Verwaltung von Daten ist eine allgemeine Karte für Daten-a Data-Geschäftsmodell. Ein Unternehmen würde nie denken, über den Bau eines neuen Produkts ohne entwickeln einen detaillierten Entwurf und verwenden gemeinsam genutzte Komponenten und Teile von bestehenden Produkten, gegebenenfalls. Dies gilt auch für Daten. Datenentitäten, z. B. Kunde, Auftrag, Produkt, Hersteller, Markt und Mitarbeiter, sind analog zu den Komponenten des einen detaillierten Entwurf für ein Produkt. Genau so wie die detaillierte Pläne für ein Produkt die Beziehungen zwischen den Komponenten zeigt, zeigt das Datenmodell die Beziehungen zwischen den Datenentitäten.
Eine Datenmodell zeigt Regeln, mit denen die Organisation tätig ist, wie z. B. ob eine Kundenbestellung ein Verkäufer zugeordnet werden muss, ein Mitarbeiter eine Sozialversicherungsnummer oder die maximale Anzahl von direkten Berichte für einen Vorgesetzten haben muss.
Datenmodellierung beinhaltet eine Methodik und eine Notation. Die Methodik umfasst die Schritte, die befolgt werden, um zu identifizieren und Organisationsdaten Entitäten zu beschreiben und die Notation ist eine Möglichkeit, diese Erkenntnisse in der Regel grafisch anzuzeigen. Führungskräfte müssen in diese Methoden, um sicherzustellen, dass die Daten, die Sie brauchen für die Aufnahme in organisatorischen Datenbanken geplant sind und dass die Daten erfasst und gespeichert, die gewünschte Business-Bedeutung haben Integral einbezogen werden. Mehrere mögliche Methoden werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt, aber der Leser wird zu Texten über Datenbank-Management für eine ausführliche Diskussion der Datenmodellierung Notationen bezeichnet.
Das Entity-Relationship Model ist die am häufigsten akzeptierte Notation zur Darstellung der Datenbedarf in einer Organisation. Es besteht aus Entitäten oder die Dinge darüber, die welche Daten erhoben werden; Attribute, die eigentlichen Elemente der Daten, die gesammelt werden sollen; und Beziehungen, die einschlägigen Verbände zwischen organisatorischen Einheiten. Das Modell hätte die Attribute des Kunden Nachname, Vorname Kunden, Kunden Street, Ort für Kunden, und so weiter, um die Daten darzustellen, die über jeden Kunden erfasst werden würde. Wegen seiner nichttechnischer Natur ist die ERD ein sehr nützliches Werkzeug für die Kommunikation zwischen End users, die die Daten und Datenbank-Designer und Entwickler, die erstellt und verwaltet die Datenbank zu erleichtern. Notfalldiskette ist jedoch nicht ausreichend für die Dokumentation von Daten benötigt.
Notfalldiskette ist nur ein Teil der Metadaten oder Daten über Daten, um Daten für das Unternehmen eindeutig zu beschreiben. Metadaten dokumentiert die Bedeutung und die Geschäftsregeln, die Daten verwalten. Z. B. einige Metadaten über ein Attribut des Kundennamens würde diesen Begriff zu definieren, dessen Eigenschaften wie maximale Länge und die Art der Daten (alphanumerische Zeichen), die ein Wert für dieses Attribut haben können, anzugeben, ob jeder Kunde hat einen Namen in der Datenbank gespeichert werden müssen, ob der Name Wert im Laufe der Zeit ändern kann, ob es mehrere Instanzen des Namens sein kann, und wer hat Rechte eingeben und ändern Sie den Namen. Diese Metadaten-Regeln kommen aus der Natur der Organisation, so dass Führungskräfte in der Regel die Quelle des Wissens sind, diese Regeln zu entwickeln. Sie können kaufen Geschäftsregeln und Metadaten Repository-Software-Systeme zum Verwalten der in der Regel Tausende von Elementen der Metadaten in einer Organisation. Geschäftsregel Software deckt in der Regel mehr Regeln als nur die Daten zu beheben (z. B. Regeln, wenn bestimmte Geschäftsprozesse verwendet werden müssen, oder die Regeln wie Prozesse
erfolgen).