Wer die eDiscovery-Prozess für einen Fall beteiligt wurde versteht, wird es kompliziert, zeitaufwendig und erfordern die Einbeziehung von mehreren Personen von Cross-funktionalen Teams. Mangelnde Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams kann zu schwerwiegenden Folgen, z. B. zusätzliche Zeit und Kosten, doppelte Anstrengungen und kommuniziert potenziell nicht kritische Beobachtungen führen.
Sogar vor ein paar Jahren die meisten Dokumente existierten in Form von Papier und der Suchprozess würde bedeuten, durchläuft das Papier zusammen mit der Anforderung Ergänzung, die verfügbaren elektronischen Daten zu überprüfen. Wie die Welt entwickelt hat, immer mehr Dokumente werden elektronisch gespeichert und Entdeckung beginnt nun in der Regel von elektronisch gespeicherten Informationen.
Zusammenarbeit spielt eine wichtige Rolle in der eDiscovery-Prozess. Sobald die Quelle der Informationen ermittelt hat, betreffen die nächsten Schritte die Erkenntnisse sammeln und macht sie vorzeigbar, leicht verständlich und spezifische zur Aufgabe. Dies erfordert ständige Überprüfung, Bearbeitung und Analyse und ist auch die teuerste der eDiscovery-Workflow. Je nach Quelle von Informationen kann die Kosten für den Review-Prozess bis zu 80 % der Gesamtkosten der eDiscovery.
Es gibt neue Technologien, die helfen können, diese Kosten zu begrenzen und rationalisieren der Review-Phase:
Umfangreiche Volltextsuche
In einer Volltext-Suche untersucht die Suchmaschine alle Wörter in jedem gespeicherten Dokument zu Suchkriterien oder Wörter, die vom Benutzer gelieferten übereinstimmen. Geführte Navigation Volltextsuche ermöglicht Benutzern aktiv durchsuchen/Filter die Suche-Kollektion von Metadaten und Kategorien, die aus dem Index extrahiert wurden. Schlüsselworttreffer können dann zu einem Dokument Viewer Client, aktivieren das Team schnell zu identifizieren, den Kontext des Spiels, weitere Steigerung der Effizienz des Prozesses Inklusion und Exklusion Datei übergeben werden.
Dokument anzeigen mit Remote-Zugriff
Ein einheitliches Dokument-Viewer können ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Dokumenten direkt im Browser ohne zusätzliche Software oder ActiveX-Steuerelemente auf dem Clientcomputer installieren zu müssen die eDiscovery-Review-Prozess vereinfachen. Ein typischer Rechtsfall kann bedeuten, dass verschiedene Arten von Dokumenten während des Prüfungsverfahrens überprüft werden, die die Verwendung von mehreren Zuschauern für verschiedene Datei-Formate erfordern würde. Eine kostengünstige Strategie für Unternehmen mit einem Enterprise Content Management (ECM) System ist einen Multitasking-Viewer auswählen, der für die Mitarbeiter als eine tägliche Dokument-Access-Tool verwendet werden kann. Gleiche Viewer kann dann während der eDiscovery Bemühungen als native Viewer verwendet werden. Aufgabenanzeige thin Client oder zero Footprint HTML5-Dokument-Viewer ermöglicht remote, mobile Zugriff von jedem an dem Projekt, wie remote-Legal-Aids.
Anmerkungen, Aufschläge und Redaktionen
Anmerkungen sind entscheidend für die eDiscovery-Prozess. Ein typischer Viewer soll ermöglichen, dass Anmerkungen wie Hervorhebung, Farbcodierung und Textnotizen erstellt und mit Dokumenten nicht nur in TIFF, JPEG oder PDF-Format, sondern auch in auch native Formate wie MS Office oder e-Mail-Dateien angezeigt werden. Eine ursprüngliche Version des Dokuments bleibt erhalten, während mit Anmerkungen versehene Versionen aktualisiert und aller der eDiscovery-Prozess genutzt werden können. Eine Redaktion-Modul ermöglicht die Redaktionen "in Dokumenten, effektiv entfernen des zugrunde liegenden vertrauliche Textes und produzieren ein sonst indiziert und durchsuchbare PDF-Dokument gebrannt werden". Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht einem Benutzer Text auswählen oder definieren Sie einen Bereich in einem Dokument zu dauerhaft aus dem Dokument geschwärzt werden. Eine starke Kommentarsystem in einer automatisierten Weise einsetzbar, Regionen von Inhalten, die Standortabhängig, Suchergebnisse oder andere Regeln einzuarbeiten.
Digital Rights Management
Digitales Rechtemanagement (DRM) kann Dokumentberechtigungen auf Benutzerebene zugewiesen werden. Integration dieses Verfahren innerhalb des anzeigen-Moduls vereinfacht das erlauben und verbieten drucken, speichern, Annotation und schwärzen, die Grundlage jedes Benutzers Anforderungen, ohne die ursprüngliche rechtliche Fassung des Dokuments zu ändern. Durch Hinzufügen eines Digital Rights Management-Steuerelements auf das Dokument können Sie das Dokument als schreibgeschützt zu machen und Steuern drucken, Navigation, pan Kontrolle und Speicherung innerhalb einer Arbeitsgruppe, abteilungsübergreifend oder bei Partnern und Zulieferern außerhalb der Firewall.
Abschluss
Der Review-Prozess hängt von der Bewertung Workflow und Protokoll Counsel eingerichtet. Jedoch die Verwendung dieser aufstrebenden Technologien kann Beihilfen der modernen elektronischen Verfahren, Geld sparen und online-Analyse, Verarbeitung, zu aktivieren und Beschleunigung der Zusammenarbeit mit den Daten.