Verbindung über online-Videokonferenzen hat mit Netzwerk mit Menschen auf der ganzen Welt zu jeder Zeit ermöglicht. Aber nur weil es möglich ist bedeutet nicht immer, dass es effizient ist. Online video-Conferencing kann genauso ineffizient und unproduktive als regelmäßige Konferenzen sein. Es ist wichtig, um sicherzustellen, dass angemessene Vorkehrungen und Schritte, um jede Videokonferenz so effektiv wie möglich zu nehmen. Hier sind einige der größten Dinge, die Sie tun müssen.
Testen Sie im Voraus alle Kameras und Mikrofone
Technische Schwierigkeiten können jeder Sitzung verlangsamen. Nehmen Sie sich Zeit, alle Mikrofone und Kameras vor der Sitzung zu testen. Etwa zwei Stunden vor der Sitzung, eine Nachricht an alle, die auf der behandelnden plant. Bitten Sie sie, um sicherzustellen, dass ihre Hardware auf dem neuesten Stand und arbeiten. Auf diese Weise Sie das Risiko von wertvolle Zeit Rutschen laufen nicht weg wie wenige Mitglieder kämpfen, um ihre Mikrofone in Betriebszustand zu erhalten und ihre Kopfhörer aufgesetzt.
Alle kommen fünf Minuten zu früh
Ob es sich um eine Cloud-basierte Tagung oder eine Konferenz in Person ist, kann Leben passiert, und es Leute spät. Als allgemeine Regel bitten Sie, wer kommt für die Konferenz werden mindestens fünf Minuten früher. Auf diese Weise kann wenn etwas passiert, oder das Mitglied wird gestoppt, das fünf-Minuten-Fenster ihnen die Chance reinzukommen. Andernfalls wissen Sie, dass jemand wird zu spät sein, ein gutes Stück und video Conference Call in neue Leute hinzufügen kann störend sein.
Wenn Sie feststellen, dass es schwierig ist, fünf Minuten zu früh ankommen überzeugen, bauen Sie zusätzlich fünf Minuten in die Besprechungszeit. Menschen noch spät auftauchen, aber Sie verzögern können, starten der Sitzung für eine volle fünf Minuten oder so. Es empfiehlt sich nicht um die Teilnehmer zu sagen, dass das Treffen für fünf Minuten, wird nicht gestartet werden, da dann sie zählen werden darauf, dass dieser zusätzliche Zeit.
Bieten Besprechungsnotizen im voraus
Der beste Weg, um ein video Telefonkonferenz effektiver und effizienter zu machen ist, um sicherzustellen, dass jeder Besprechungsnotizen im voraus. Die Besprechungsnotizen sollte detailliert, was Sie Vorhaben, in der Sitzung sowie potenzielle Probleme zu diskutieren und Informationsanfragen zu decken. Desto eher erhalten Sie diese Notizen aus, desto besser. Auf diese Weise die Meeting-Mitglieder können im Voraus für das Meeting vorbereiten, und sie können möglicherweise noch wertvoller Inhalt zur Verfügung stellen. Es kann auch helfen, Konferenz, die Mitglieder halten mit was Sie diskutieren und auf der Strecke bleiben, wenn sie aus irgendeinem Grund verlassen müssen.
Wenn Sie die Sitzung als Teil eines Unternehmens oder als Vertreter für den Geschäftsinhaber ausführen, stellen Sie sicher, alle Besprechungsnotizen durch den Inhaber oder Ihrem Vorgesetzten zu führen, bevor sie aussenden. Vermeiden Sie vertrauliche Informationen. Beachten Sie außerdem, dass in den meisten Staaten, Besprechungsnotizen als offizielle Dokumente aus rechtlichen Gründen zählen kann. Dies bedeutet, dass Sie sie speichern soll, als Beweis, daß die notwendigen staatlichen Unternehmen Formalitäten Ihres Unternehmens einhalten wurde.