Einem aktuellen Bericht von AIIM (Association for Information and Image Management), "Winning the Paper Wars – erfassen des Inhalts und der Prozess-Truppen zu mobilisieren, setzt die Accounts Payable (AP)-Abteilung unter die ersten drei Bereiche Unternehmensverbände papierlos verschieben möchten. AIIM-Bericht, basierend auf den Ergebnissen einer Befragung von 563 AIIM Mitglieder, heißt auch, dass Investitionen in AP Verarbeitungsweg festgelegt ist, zu wachsen.
Es gibt viele Gründe, die Organisationen geben zu wollen, um eine AP-papierlos-Lösung zu gelangen. Dass die AP-Abteilung einer der wichtigsten ist "Papier Rich" in jeder Organisation und manuelle Accounts Payable Processing zeitaufwändig, anfällig für Fehler und oft verantwortlich für kostspielige kommerzielle Verzögerung scheint das Endergebnis zu sein.
Entfernen die Masse von Papier und die Anforderungen für körperliche Handhabung sowie die Automatisierung von vielen der manuellen Prozesse, befreit AP Personal auf weitere strategischen Aufgaben zu konzentrieren. Abgesehen davon, dass in der Lage, tippen im zu frühen Skonti, werden die Anforderungen zu beseitigen doppelte Rechnungen und vermeiden Zahlungsverzug sowie ihre damit verbundenen finanziellen Sanktionen als Grund für die Automatisierung von zitiert.
Beseitigung von verspätete Zahlungen fördern auch hilft bessere Lieferanten-Beziehungen, wie schneller Reaktion und Zahlung Zykluszeiten abgefragt.
Und zusammen mit der Verbesserung der Effizienz kommt Reduzierung der Prozesskosten als eine wichtige Voraussetzung.
Diese Angst scheint rasch rückläufig sein, aber viel in der Vergangenheit Organisationen Bedenken über Automatisierung und Compliance-Themen - erzielt worden. In der Tat zufolge der AIIM-Bericht besser Sätze für Compliance und Audit-Trail-Zwecke anlegen jetzt als ein wichtiger Grund für den Übergang zu einer papierlosen Lösung als die schnellere Reaktion und verbesserte Produktività ¤ tssteigerungen gesehen wird.
Es war interessant zu lesen, einen Artikel, auch von AIIM, ' Papier vs. elektronische: als bester Beweis ist nicht gut genug ", dem jüngsten Gericht in New York beschrieben. Der Richter ausgesprochen gegen ein Unternehmen, das es versäumt hatte, halten elektronische Dateien nach Druckinformationen zu Hardcopy-ausgehend davon, daß Informationen verloren gegangen, die für den Fall von entscheidender Bedeutung gewesen sein könnte. Als der AIIM-Artikel sagt, "was das bedeutet ist, dass gedruckte Dokumente nicht mehr Stand als würdiger Ersatz für die elektronisch gespeicherten Informationen sie verkörpern... sie wirklich nur Teil der Geschichte, und oft der unwichtigste Teil sagen."
Also Umsetzung einer Rechnung-Management-Lösung senkt die Kosten, verbessert die Effizienz, erhöht die Transparenz und Kontrolle und unterhält die Einhaltung gesetzlichen Vorschriften.
Und Automatisieren von AP oft der erste Schritt in einem Schritt zu mehr papierlosen Verarbeitung in der Regel innerhalb einer Organisation wird. Nach erleben hautnah die Automatisierung Vorteile bringt, wollen Unternehmen die Vorteile über anderen Abteilungen ausrollen.
AIIM Bericht stellt HR (Human Resources) und Kundenkommunikation als die anderen zwei wichtigsten Abteilungen Organisationen sehen, zusammen mit AP zu automatisieren. Anderen Geschäftsbereichen, häufig gekennzeichnet als Priorität für die Automatisierung gehören Debitoren (AR), Dokumentenarchiv, Kundenservice und Beschaffung und Kosten-Verarbeitung.